Професија секретар-дактилограф

Писаће машине су нестале из употребе и отишле у музеј, али потреба за особом која прикупља документе, ставља их у праве фасцикле, излази у сусрет посетиоцима и одговара на телефонске позиве никуда није нестала. У чланку ћемо вам рећи о професији "секретара-дактилографа" у савременом свету - његовим карактеристикама, захтевима и где су такви стручњаци данас потребни.

Секретар дактилограф је једно од млађих секретарских позиција. Иако данас овај специјалиста више не ради на писаћој машини, већ на рачунару, име је задржано не само по традицији, већ и да би се нагласила извођачка природа посла. (за разлику од административних и секретарских места вишег ранга – помоћник руководиоца, секретар-помоћник, референт, управник канцеларије).

Подаци о професији, обављаним дужностима садржани су у два документа:

• „Јединствена књижица квалификација радних места руководилаца, специјалиста и других запослених” – скраћено ЕКС (раније ЕТКС);
• професионални стандард „Специјалист за организационо и документационо управљање организацијом“.

Приоритет за примену је професионални стандард. Прилагођен је специфичностима савременог тржишта, садржи потпунији и детаљнији опис радних функција.

Професионални стандард радно место секретара-дактилографа сврстава у 3. степен стручне спреме - то јест, њене дужности укључују контролу рада од стране вишег специјалисте, минимум независних одлука и управљачких функција.

Главни задатак секретара-дактилографа је скуп текстова и докумената, репродукција и систематизација информација према шаблону (скенирање, копирање, поновно штампање докумената, попуњавање стандардних формулара, сортирање преписке, регистровање улазних и одлазних докумената).

Као и свака професија, професија секретара дактилографа има своје карактеристике:

• посао карактерише прилично стресна природа, док запослени мора бити способан да обавља монотон посао куцања, комуницира са људима, да буде лице и глас компаније.
• не постоји строга листа дужности - секретар извршава различите налоге шефа;
• ова позиција је одличан почетак за каријеру и прилика за стицање искуства корисног за будућег менаџера;
• рад се сматра женским (ово се чак одражава и у наслову), иако мушки секретари нису ништа мање тражени;
• главна вештина је да се правилно граде односи са тимом, а не уопште брзина куцања.

На основу генерализованих захтева професионалног стандарда, у свакој организацији се развија интерни опис посла - главни документ који регулише права и обавезе запосленог.

У овом документу се утврђује листа функција које обавља запослени у одређеној организацији. У типичном упутству, функционалност може једноставно да понови одговарајуће одредбе стандарда (раније је одељак „Одговорности“ често у потпуности копиран из ЦЕН-а). Обично упутства имају следеће тачке:

• штампа разне материјале у правцу главе;
• организује телефонске разговоре старешине.

Ако је потребно, ставке се могу прецизирати, специфицирати, а обим одговорности може се проширити или сузити у поређењу са стандардом, ако то захтевају специфичности организације. На пример, за секретара-дактилографа у школи могу се означити бодови да она организује издавање сертификата који потврђују рад или студирање у школи, води регистар ученика. А у привредном друштву то могу бити одредбе о вођењу путног дневника курира и издавању релевантних потврда.

Професионални стандард утврђује минималне услове за именовање секретара-дактилографа - за то је довољно завршено средње образовање.

Специјализовани курсеви ће бити додатна предност. Штавише, ни ЦЕН, ни професионални стандард ни на који начин не ограничавају услове за сертификат о завршеним оваквим курсевима. Стога можете изабрати било који програм обуке за секретаре са огромне листе предлога јавних и приватних центара за обуку.

Иако секретарици дактилографу није потребно озбиљно образовање и академско знање, потребан јој је велики сет практичних вештина:

• поуздано познавање рада на рачунару, познавање канцеларијских програма, способност рада са канцеларијском опремом, писменост, велика брзина куцања;
• оспособљеност за рад са документацијом у оквиру своје надлежности - познавање правила за састављање стандардних докумената, дописних писама, правила за разврставање и евидентирање преписке и других докумената;
• развијене комуникационе вештине, способност изградње односа са партнерима, клијентима, запосленима, познавање етике и бонтона пословне комуникације, правила за рад са поверљивим и власничким подацима;
• познавање прописа који уређују рад.

Специјалиста мора имати не само професионалне вештине, већ и одређене личне квалитете: мора бити самоуверен, љубазан, емоционално стабилан, бити способан да се брзо сналази у ситуацији, да решава конфликте, да ради иу мултитаскинг режиму иу рутинском режиму рада, да има високу самоорганизованост, пажњу, одговорност.

Раније су секретарице дактилографа радиле у машинским бироима. Данас је рад овог специјалисте најтраженији у следећим организацијама:

• у државним, административним структурама;
• у образовним институцијама (школа, колеџ, универзитет);
• у адвокатским канцеларијама, приватним адвокатима, нотарима;
• у архиву.

Такође, слободно место се може отворити у било којој другој организацији. Истовремено, у приватним компанијама, позиција се може назвати не само секретар-дактилограф, већ и секретар-администратор, секретар на пријему, секретар.