Ко је помоћник секретара и чиме се бави?

Функција секретарице је дуго била најпожељнија за многе жене. Раније, по правилу, од таквог запосленог се практично ништа није захтевало, осим атрактивног изгледа. Међутим, сада се све променило, понекад је такав радник важан део тима и мора бити спреман за обављање многих функција. Као резултат тога, често је веома заузет послом. Које су то одговорности, које услове морате испунити да бисте добили понуду за посао, прочитајте у овом чланку.

Секретарска професија сеже у доба старог Рима. „Секретари“ су били цареви од поверења – људи са великим политичким утицајем. Свој нови почетак ова професија добила је током Првог светског рата, али је већ подразумевала обављање сасвим других дужности. До сада су опстали само одјеци првобитног значења „секретар“ у виду функција као што су генерални секретар и државни секретар.

У данашње време професија секретара-помоћника захтева обављање послова везаних за документацију, организацију канцеларијског посла, управљање канцеларијском опремом и друге функције. Комуникацијске вештине и пажња се сматрају важним вештинама за помоћника секретара. Префикс „референт“ значи да ће запослени комуницирати са шефом о разним пословима. Очигледно је да је конкуренција међу онима који желе да заузму ову позицију велика, посебно у великим фирмама или компанијама. Специфичности вештина које секретар мора да поседује понекад могу зависити од области делатности фирме.Једноставно речено, у технолошкој маркетиншкој фирми, секретар ће морати да зна замршености пословних преговора. Међутим, то уопште није неопходно, за сваку компанију је све индивидуално.

Велике компаније за запошљавање тврде да ова позиција, заједно са местом возача и другим сличним пословима, укључује велики број прековременог рада. Људи на овим позицијама су приморани да се прилагођавају распореду својих претпостављених и буду спремни да раде скоро 24 сата дневно. Данас су све популарније „виртуелне секретарице” које обављају већину послова обичног секретара за оне компаније које немају могућност да изнајме канцеларију или то једноставно не раде због уштеде. Одвојено, треба напоменути важност изгледа секретара. Секретарица треба да се облачи у пословном стилу, избегава светлу, блиставу и неприкладну шминку и фризуре.

Овај документ садржи све одговорности везане за активности запосленог. Такође, опис посла садржи права запосленог и опис услова за њега. Овај документ садржи информације о томе ко ће морати да замени запосленог током његовог одсуства. Такође је вредно напоменути чињеницу да се, ако је потребно, опис посла може ревидирати и променити. Ово се може десити у следећим случајевима.

• Промена дужности секретара-помоћника.
• Појава измена у документацији организације.
• Појава промена у структури организације.

Испод су главне одговорности помоћника секретара.

• Често је особа на овој позицији одговорна за обезбеђивање канцеларијског материјала. Он такође треба да наручи намирнице ако је потребно. Директна одговорност секретара је наручивање хладњака за воду и праћење његове напуњености.
• Секретар-помоћник мора да прима позиве за менаџера и да их „искључи“.
• Он такође мора да организује процедуру за пријем посетилаца.
• Особа на овој позицији одговара директно извршном директору компаније. Тако ће већина обављаних дужности бити везана за његове захтеве и наређења.
• Списак послова обухвата и пријем и отпрему примљене и послате кореспонденције, припрему свих потребних докумената на захтев генералног директора, контролу докумената које директор треба да потпише.
• Секретар такође преноси потребне информације од директора запосленима и обрнуто, по потреби позива запослене код директора.
• Овај службеник такође често комуницира са административним одељењем. Понекад може да координира са запосленима у овом одељењу о обезбеђивању канцеларијског материјала и опреме. За разлику од прве горе описане тачке, ова тачка није увек наведена у опису послова помоћника секретара.
• Секретар мора резервисати авионске карте и резервисати хотелске собе у случају да директор или други запослени оду на службени пут.
• У неким организацијама, секретар је дужан да обавести менаџмент и/или друге запослене о предстојећим прославама, рођенданима запослених и празницима. Понекад то ради стручњак за људске ресурсе.
• Сваки дан секретар мора припремити канцеларију директора за почетак новог дана - упалити светло, канцеларијску опрему (штампач, рачунар, итд.), припремити потребна документа.

Секретар-помоћник мора бити одговоран за проток докумената и нема право да открива поверљиве информације. Такав запосленик је одговоран за сигурност докумената и њихово благовремено подношење властима. Секретар је одговоран за неиспуњавање послова прописаних описом послова, односно за неиспуњавање радних функција, укључујући и прекршаје као што је кашњење. Запослени може имати проблема ако немарно ради са документацијом.

Одговорност се сноси за одавање поверљивих информација које спадају у категорију „пословне тајне“. Запосленом је забрањено да оштећује инвентар, посебно намештај који му је дат или припада компанији. Секретар је одговоран за нетактично или грубо поступање према запосленима. Пошто са свим осталим запосленима комуницира скоро свакодневно, секретар треба да буде неконфликтан и дипломатски.

Пре свега, секретар-помоћник има право да од разних запослених тражи разна документа која су му потребна за рад. Секретар може по свом нахођењу расподелити примљене телефонске позиве у зависности од њихове важности. Исто важи и за процедуру пријема посетилаца на рецепцији. Такође може да захтева објашњења од запослених ако је дошло до дисциплинског прекршаја. Секретар-помоћник такође има приступ документима класификованим као „поверљиво“.

Само генерални директор може да отпусти или запосли таквог радника, а не шеф одељења или одељења, као у другим случајевима. Исто важи и за изрицање опомене. Секретар може да даје предлоге руководству за побољшање управљања документима или праксе управљања. Такође може да оптимизује неке токове посла. Као и сваки други запослени, он има право да захтева стварање угодних услова за рад, а може чак и усмено захтевати објашњења од запослених који крше радну дисциплину.

По правилу, рад секретара се оцењује на основу његове марљивости и ефикасности. Дакле, друге вештине су секундарне. Запослени мора бити у стању да комуницира са људима, да преговара, да има добро одржан говор. Мора бити способан да решава разна организациона питања, користи Мицрософт оффице програме - Екцел, Повер Поинт, Ворд и друге.

Не постоје строги захтеви за образовање, као и за примљену специјалност. Међутим, мора постојати образовање, иако средње специјализовано. Дипломирани правници преферирају се због чињенице да је највећи део њиховог посла везан за вођење евиденције. Пожељно радно искуство од најмање 1 године. Алтернатива радном искуству може бити похађање курсева за обуку секретара.

У страним компанијама се од будућег запосленог може тражити да зна одређени страни језик. Секретар треба да буде у стању да правилно изражава своје мисли, пише и саставља документе без граматичких грешака.

Потражња за овом професијом је велика. По правилу, такве активности највише одговарају младим стручњацима који су недавно дипломирали у образовним институцијама. Ова активност је одлична прилика да сазнате структуру рада компаније. Верује се да на овој позицији можете стећи добре вештине будућег доброг менаџера. Пошто секретар-помоћник обавља широк спектар послова, важан је и неопходан радник и за најмања предузећа.