Професионални секретар

У канцеларији скоро сваке модерне компаније, секретар заузима посебно место. Ово је специјалиста који помаже да организација остане организована и функционише. У ствари, то је посредник између менаџера, запослених, партнера и клијената. По правилу, није тешко добити ову позицију - није увек потребно високо образовање и велико радно искуство. И можете изградити добру и занимљиву каријеру у будућности ако своје дужности обављате ефикасно и одговорно.

Секретарска професија се помиње још од времена старог Рима. Према историчарима, такве раднике су ангажовали патрицији и племенити или једноставно богати грађани земље. Као секретари су запошљавани мушкарци из нижих слојева са добрим образовањем. У то време, дужности таквих радника укључивале су канцеларијски рад, преписку и често финансије, па чак и тајне послодавца.

У Русији се место секретара појавило 1720. године захваљујући Петру И. Професији су наметнути строги захтеви - образовање, добро познавање закона, разумевање свих суптилности и специфичности. Позиција личног секретара је тражена од 1840. године - многим менаџерима разних предузећа често је потребан лични асистент.

Савремена професија секретара је често пријем и организациони рад у канцеларији - помоћ не само менаџеру, већ и колегама и посетиоцима.Секретар се данас сматра лицем компаније, а по његовом изгледу посетиоци процењују солидност целог предузећа. Данас се ова професија због своје специфичности сматра претежно женском. Током развоја струке формирано је више смерова секретаријата у зависности од специјализације.

• Секретар канцеларије (управник канцеларије). Одговорности су дистрибуција телефонских позива, дочек гостију, испуњавање упутстава руководства и осигурање стабилног функционисања канцеларије (наручивање канцеларијског материјала, воде итд.). Да би добио позицију, запосленом није потребно посебно образовање. На лествици каријере, ова позиција је често почетна позиција.

• секретар-помоћник. Позиција је слична оној канцеларијског менаџера, али је одговорнија и сложенија. Овде ће одговорности бити припрема дизајнерских решења, уређивање докумената, израда текстова за говоре шефа на различитим догађајима, као и делимична контрола рада запослених у организацији. За добијање такве позиције потребно је посебно образовање (курсеви, центар за обуку).

• Лични асистент менаџера. Ова позиција се сматра часном. Такав асистент треба да изгради односе са менаџментом и створи атмосферу поверења. За обављање дужности биће вам потребно знање о специфичностима професије, основама канцеларијског рада, отпорности на стрес и самопоуздању. Посао се обично састоји од решавања организационих и административних проблема.

Поред ових занимања постоји и неколико специјализација уске специфичности.

• Службеник. Запослени који организује документацију, саставља рачуне, региструје долазну и одлазну кореспонденцију, формира архиву.
• Секретар-преводилац. Поред основних обавеза, биће потребан и висок ниво знања страног језика. Запослени учествује у преговорима са иностраним партнерима.
• судски секретар. Запослени служи у суду, проверава присуство људи на састанцима, води записник са саслушања, саставља судске акте и извршава разне налоге судије.
• технички секретар. За испуњавање дужности потребно је да познајете метод куцања на слепо, одговарате на телефонске позиве и да умете да радите са канцеларијском опремом.

Додатне карактеристике савремене професије су:

• пословна кореспонденција;
• велика брзина куцања "на слепо" метод - без гледања у тастатуру и коришћењем свих 10 прстију;
• могућност коришћења разноврсне канцеларијске опреме;
• способност организовања документације (преписка, архива).

Предности професије укључују следеће:

• нема физичке активности;
• постоји прилика за стицање важних комуникацијских вештина и успостављање корисних веза;
• нема потребе да имате специјалност да бисте добили посао;
• рад у удобним условима;
• у неким случајевима можете користити канцеларијску опрему за личне сврхе (копир апарат, скенирање);
• понекад је могуће комбиновати учење и рад.

Као иу свакој другој професији, позиција секретара има своје недостатке:

• стално присуство управе;
• свакодневни беспрекоран изглед (нарочито важно у великим компанијама);
• слични задаци и рутински рад (често типични за мале организације);
• посао је често стресан;
• испуњавање личних задатака претпостављених који нису у вези са радом;
• ретко постоји прилика за самоостварење;
• режим рада може бити неправилан.

Перспектива развоја секретара је често упитна. Неки менаџери не журе да изгубе доброг запосленог и пребаце га на другу позицију.Други имају разумевања и често унапређују у одговорне, вредне и професионалне раднике.

Документ који је дизајниран да регулише права и обавезе запосленог је опис посла, подједнако је важан и за секретара и за руководство. Садржи права и обавезе обе стране уговора о раду, што омогућава његово коришћење као средство за ефективну координацију производних процеса.

Не постоји јединствен облик инструкције, тако да можете да је саставите користећи готов шаблон или да развијете сопствени документ. Приликом израде документа важно је узети у обзир да у сваком предузећу секретари обављају различите функције, упркос истим основним пословима.

Опис посла треба да буде састављен узимајући у обзир професионални стандард и да садржи следеће главне делове.

• Опште одредбе.
• Функције.
• Обавезе на послу.
• права.
• Одговорност.

Поред главних одговорности, дозвољено је увођење додатних функција у опис посла, узимајући у обзир специјализацију. Дакле, упутства службеника, техничког секретара, војног или научног секретара ће садржати сличне основне секретарске функције, али се разликују по специјализованим дужностима које ће морати да буду назначене у документу.

У класичном смислу, главним обједињеним дужностима секретара могу се приписати следеће функције:

• обезбеђује административне послове руководиоца;
• води пословну кореспонденцију, укључујући позиве и мејлове;
• прихвата и прераспоређује преписку, припрема и шаље одговоре на примљена писма;
• прикупља и обрађује информације неопходне за руководиоца, обезбеђује канцеларијски рад;
• прихвата документе од запослених ради даљег преноса менаџменту на потпис и преглед;
• припрема састанке, састанке и конференције, води њихов записник;
• купује канцеларијски материјал и друге производе неопходне за несметано функционисање канцеларије;
• решава организационе послове за пријем запослених и посетилаца;
• обавља и друге послове у вези са обављаном функцијом.

Поред тога, дужности могу постати:

• контрола извршења налога и налога;
• скенирање и копирање документације;
• отказивање или одлагање рокова;
• резервација карата и хотелских соба;
• израда извештаја о путним трошковима;
• припрема пића и посластица за госте.

Секретар на послу често и много мора да комуницира са различитим људима, тако да добар специјалиста мора да испуњава следеће услове:

• уредност;
• тачност;
• добронамерност;
• култура говора;
• друштвеност;
• недостатак лоших навика.

Пошто је секретарица „лице” компаније, пријатан изглед запосленог је суштински критеријум. Овде је важно напоменути да је реч о осећају за стил и присуству укуса, а не о изгледу модела. Жене често постају секретарице јер се сматрају флексибилнијима, отпорнијима на стрес и способнима да створе пријатну атмосферу у канцеларији.

Специфичност секретарског посла је да редовно помаже менаџеру у пословању. Из тог разлога, такви професионални квалитети су изузетно важни:

• одговорност;
• тачност;
• пажљивост;
• марљивост;
• могућност учења;
• организација.

Да бисте добили посао секретарице, често вам није потребно високо образовање, завршени специјализовани курсеви су сасвим прикладни. Биће корисна знања стечена из области психологије, брзог читања и стенографије. Основна знања из професије секретара могу се стећи на специјализованим факултетима. Таква обука је доступна онима који су завршили 9. или 11. разред школе и трајаће 1-3 године, у зависности од постојећег средњег образовања.

Ако је избор пао на угледну компанију, онда је важно добити специјализовано образовање. На пример, у оквиру Министарства спољних послова Руске Федерације постоји центар за обуку који обучава секретаре. У центру се студенти подучавају рачунарској писмености, основама канцеларијског рада, пословној етици и бонтону и енглеском језику. Пошто домаћи универзитети не нуде обуку за секретарске послове, предност имају кандидати са дипломама из филологије, комуникологије, психологије и других сличних области. Неке компаније обезбеђују обуку за кандидате које су спремне да запосле.

Можете радити као секретар у угледној организацији, у малом предузећу и у владиној агенцији, на пример, у школи или на универзитету. Данас су скоро сваком менаџеру потребне секретарице или помоћници. Место секретарице обавијено је разним митовима - једни говоре о започињању занимљиве каријере у овој професији, док други тврде да напредовања практично нема.

У ствари, напредовање у каријери у великој мери зависи од личних квалитета. Иницијатива и напоран рад ће вам помоћи да пређете на вишу позицију у компанији, на пример, прво као помоћник менаџера, а затим постанете менаџер. Даљи развој у компанији биће у рукама самог специјалисте.

На почетку каријере тешко је рачунати на високу плату. Послодавци обично нуде радницима без искуства плату од 15.000-20.000 рубаља. у зависности од региона становања. У великим градовима плате су обично веће. Просечна плата искусног запосленог је 30.000-45.000 рубаља. широм Русије. Више квалификовани стручњаци, на пример, лични асистенти менаџера и помоћника, зарађују 60.000-80.000 рубаља.