Резиме

Савети за писање биографије секретара

Садржај

Шта ради специјалиста?
Структура
Шта не треба прецизирати?
Како написати пропратно писмо?
Узорци

Секретар предузећа преузима задатак да организује активности радног колектива, а посебно руководиоца предузећа. Ово је помоћник шефа компаније, тако да постоје прилично строги захтеви за кандидате за ово радно место. Хајде да се детаљније задржимо на питањима састављања успешног животописа за место секретара.

Шта ради специјалиста?

Посао било ког секретара захтева вештину брзог преласка са једне врсте радне активности на другу. Ова особа обавља различите послове, али сви они имају за циљ да помогну извршном директору компаније у раду, као и да уштеде његово радно и лично време. Традиционално, функције посла овог специјалисте укључују канцеларијски рад, рад са телефоном, мини-аутоматску телефонску централу и канцеларијску опрему, прерасподелу позива, као и организовање састанака, службених путовања и неких других послова.

Рецепционар одговоран је за иницијални пријем клијената и посетилаца, комуникацију телефоном, пријем факсова, као и сервисну подршку у преговорима шефа.
Пословна задужења администратора укључује организацију најефикасније интеракције запослених у предузећу, одржавање реда у канцеларијском простору, сервисирање канцеларијске опреме, обезбеђивање канцеларије компаније свим потребним канцеларијским материјалом и кућним потрепштинама.
Задаци персоналног асистента менаџера су нешто другачији. Овај стручњак је увек упознат са предстојећим догађајима.На његова плећа падају заказивање радних састанака начелника, испуњавање његових личних задатака и многи други задаци о којима се обично преговара у сваком случају појединачно.
судски службеник обично придружен једном судији – овај службеник учествује у судским седницама и обавља све потребне документарне послове. Судски секретар се бави архивирањем документације, уношењем материјала у канцеларију, вођењем записника са седнице суда, као и упућивањем позива. Захтеви за ову позицију су веома високи: запослени мора имати високо правно образовање и радно искуство од најмање 2 године.
Секретар за штампу надгледа питања презентације бренда, комуницира са медијима, саставља избор релевантних вести. Персонални асистент прихвата сву преписку, припрема све пословне папире за прво лице компаније, прикупља информације на овај или онај начин у вези са доношењем важних одлука, а такође извршава једнократне налоге шефа.

Своју специфичност има и у делатности нотарског помоћника, секретара-преводиоца, као и службеника васпитно-образовне јединице у школи.

Структура

Сваки животопис се састоји од неколико блокова. У наставку су препоруке шта да назначите у сваком од њих за будућег секретара.

Одговорности

У проширеној верзији, листа радних задатака било ког секретара је следећа:

пријем долазних писама и пријава, њихова редистрибуција, пренос одговорним лицима;
прихватање документације на потпис од стране начелника;
одговарање на долазне телефонске позиве и њихово прослеђивање;
организација пословних преговора за начелника;
припрема жалби, писама и других докумената на захтев начелника;
припрема састанака и радних састанака, прикупљање потребног материјала, обавештавање свих учесника догађаја о месту и времену њиховог одржавања, финализација записника са састанака;
пружање услуга за организовање састанка гостију шефа;
контрола извршавања налога управе од стране запослених у предузећу;
обезбеђивање администрације предузећа канцеларијским материјалом, канцеларијском опремом и другим средствима неопходним за рад, доприносећи несметаном раду особља;
пријем посетилаца;
вођење архиве предузећа;
организација службених путовања за прво лице компаније: куповина карата, као и резервација хотелских соба;
извршење других налога.

Ако се пријављујете за место помоћника секретара, будите спремни да ће листа дужности бити допуњена верификацијом докумената, припремом аналитичких прегледа, прикупљањем материјала за извештаје и говоре.

Вештине

Успјешан кандидат за мјесто секретара мора имати сљедеће вјештине, које се могу навести у биографији:

канцеларијски посао;
вођење телефонских разговора;
састанак и иницијално саветовање клијената;
одржавање живота канцеларије;
обрада преписке;
организација догађаја и пословних састанака;
управљање временом главе;
познавање канцеларијске опреме и канцеларијских ПЦ програма.

Које вештине су приоритет зависи од области делатности компаније... На пример, ако вам је потребна секретарица у медицинском центру, тешко да ће вам требати дубоко познавање канцеларијског рада и тока посла, мало је вероватно да ће вам требати могућност састављања докумената за добијање визе. Ова позиција захтева способност комуникације са клијентима, познавање основа медицинске науке, способност телефонске комуникације у великим количинама.

Достигнућа

Професионална достигнућа су важна за сваког послодавца, а међу најзначајнијим су обично следеће тачке:

оптимизација тока докумената предузећа;
стварање оптималне радне климе у канцеларији;
организација система интеракције између одељења;
Подршка за путовања;
координација активности курирских и чистачких служби.

Професионални и лични квалитети

Надлежни секретар мора имати важне квалитете као што су:

отвореност за комуникацију;
одговорност и фокус на резултате;
активна животна позиција;
способност обављања дужности у мултитаскинг окружењу;
способност брзог преласка са једне активности на другу;
недостатак било каквих лоших навика;
толеранција на стрес;
тачност и скрупулозност;
жеља да се започето доведе до краја;
пристојност;
способност рада са личним подацима;
Правилан усмени и писмени језик;
добро познавање пословног бонтона;
способност деловања у тиму.

радно искуство

Ако сте већ радили као секретарица, онда вам неће бити тешко да опишете своје радно искуство. Биће много теже за оне кандидате који први пут траже посао у овој специјалности. Међутим, недостатак искуства није разлог за узнемиравање, увек можете да истакнете кључне вештине које поседујете.

На пример, можете одредити:

течно познавање енглеског и шпанског језика;
поседовање свих основних канцеларијских програма;
познавање канцеларијске опреме;
Куцање додиром са 10 прстију (300 знакова у минути).

Увек треба да истакнете своје "адуте" - то ће омогућити послодавцу да види где сте јаки и да се заинтересује за вашу кандидатуру.

образовање

Да бисте се квалификовали за место помоћника секретара у угледној компанији потребно је да имате високо образовање. Међутим, ефикасно обављање дужности често захтева додатни курсеви и обуке из канцеларијског рада, архивирања, као и обука за рад са канцеларијском опремом... У мањим канцеларијама секретарице често обављају послове адвоката сарадника или воде рачуноводствене евиденције. У овом случају, биће вам потребно правно или економско образовање.

Приликом конкурисања за радно место секретара-администратора и рецепционера присуство високог образовања није неопходно.

Шта не треба прецизирати?

Хајде да се задржимо мало више на томе шта не треба навести у резимеу.

Хобији и хобији... Није потребно детаљно описивати како волите да узгајате цвеће / плетете / везете у случају да ваша будућа активност нема никакве везе са овим.
Сво расположиво радно искуство. Многи људи започињу своју каријеру са позицијама као што су продавац, домар или чистач. Ако радите више од 10 година, биће сасвим довољно да останете на 2-3 места на сличној специјалности.
Секретар мора имати пријатан изглед, па је препоручљиво приложити фотографију уз животопис. Међутим, овде нису дозвољени сексуални призвуци - ограничите се на строгу личну фотографију. Слике у купаћем костиму или у ресторану могу бити погрешно репродуковане.

Како написати пропратно писмо?

Пропратно писмо није обавезно, али ће ипак оставити добар утисак на потенцијалног послодавца. Не вреди у њему понављати све што је написано у самом животопису. Овде треба да назначите своје интересовање за конкурс и укратко нагласите присуство основних вештина и компетенцијада вам помогне да испуните своје професионалне обавезе.

На крају писма, хвала вам на интересовању и изразите искрену наду у одговор.