Биографија менаџера канцеларије: структура и препоруке за попуњавање

Успешна каријера почиње компетентним писањем своје биографије и утиска који оставља. Стога је важно већ овим документом изазвати интересовање код послодавца. Прави животопис може представити потенцијалног запосленог као најпогоднијег специјалисте за отворену позицију. Ово посебно важи за младе људе који тек започињу радну активност, који би требало да буду у стању да своје макар и минимално радно искуство структуришу у својој биографији.

Многи људи поистовјећују пословне обавезе канцеларијског менаџера и секретарице. Присутне су неке сличности: ово је примање долазних позива и преписке, куцање текстова, организовање састанака и испуњавање свих упутстава управе. Али дужности менаџера канцеларије имају за циљ да обезбеде живот канцеларије. Оне могу бити много шире уз доделу додатних надлежности секретара или помоћника руководиоца.

Биографија треба да има јасну структуру и једноставан језик презентације. Општеприхваћена форма овог писаног документа је у облику делова информација, распоређених у одређеном редоследу:

• циљ каријере;
• презиме, име и патроним;
• Контакт информације;
• сврха биографије;
• стручне компетенције које одговарају позицији за коју се конкурише;
• образовање (основно и додатно);
• радно искуство;
• лични квалитети;
• додатни подаци;
• препоруке.

Већ у фази биографије, подносилац ће моћи да се добро докаже, издавши га у складу са свим правилима пословног документа.

Ако правилно користите принципе дизајна, читалац ће имати позитивну перцепцију:

• наслов „Резиме“ није написан;
• обим - не више од 2 А4 странице;
• разбити текст на кратке пасусе који се лако читају;
• Препоручује се коришћење фонтова Тимес Нев Роман или Ариал са величином главног текста - 12 тачака, насловима - 20 тачака, поднасловима - 14 тачака;
• сви трансфери се састављају у листу;
• информације можете да нагласите тако што ћете их истаћи подебљаним или већим словима (величине од 14 до 16 поена);
• текст не треба да буде погрешно написан;
• информације треба представити укратко.

Принципи за писање биографије су исти за све позиције.

• У одељку „Жељена позиција“ потребно је јасно навести назив слободног радног места. Ако нема информација о слободним радним местима, требало би укратко описати област вашег професионалног интересовања, на пример „ИТ специјалиста“. За оне без радног искуства наведите „приправника/асистента“ и поље рада, нпр. маркетинг, финансије, ИТ.
• Затим се наводе лични подаци: презиме, име и патроним. Препоручује се да их поставите у центар или на леву страну. Често послодавци постављају захтеве за изглед кандидата и траже да пошаљу животопис са фотографијом. Ако вам је потребна, морате да поставите најуспешнију пословну фотографију у свој животопис.
• У одељку „Контакт информације“ одразите број телефона, адресу е-поште, а затим наведите датум рођења и очекиване плате. Треба реално проценити своје вештине како би жељена плата била оправдана. Ако компанија има филијале, онда је потребно назначити спремност за пресељење и службена путовања.
• Следећи блок је циљ. Можете једноставно написати: „Добијте позицију менаџера канцеларије“.
• Образовање. Списак образовних установа, почевши од последње, са датумима пријема и дипломирања. Подаци о специјалности и универзитету (универзитет, колеџ) морају одговарати онима који су прописани у дипломи. Курсеви, обуке, праксе, боље је написати оне које се односе на позицију за коју се запослени конкурише.
• радно искуство... Неопходно је описати своју радну активност на начин да је послодавац скренуо пажњу на овог кандидата. Прво је назначено последње место рада. Довољно 5 организација. Опис досадашњег искуства треба да буде конкретан, периоди рада са тачношћу од месеца, пун назив фирме са кратким описом, радна позиција, функционалне одговорности - детаљно. Уз правилно састављање овог одељка, акценат треба ставити на претходна места рада, која су по функцијама што ближе жељеној позицији. Повећаће вредност запосленог ако је раније радио као секретар-помоћник, адвокат, оператер кол центра.
• Достигнућа... Требало би описати специфична достигнућа на претходним пословима и навести све подстицаје који су били доступни од претходног руководства.
• Професионалне вештине. Послодавци бирају паметног и активног радника који уме да се побрине да све ствари буду урађене на време, а запослени осећају да постоји особа која брине о кућним канцеларијским ситницама. Поред тога, траже некога са високим нивоом емпатије, ко може сам да види проблеме и нађе решења за њих. Стога је вредно поменути само оне вештине које су релевантне за предложено радно место.

Радни задаци:

• контрола;
• администрација;
• економска подршка;
• контрола;
• извештавање.

Стандардни задаци:

• брига о канцеларији и запосленима;
• ток поште и докумената;
• састанак са извођачима и партнерима;
• наручивање воде, хране, намештаја, опреме.

Кључна знања и вештине канцеларијског менаџера:

• искуство у организовању састанака;
• поседовање правила пословног бонтона.

Успешан апликант зна како да успостави све процесе у канцеларији и контролише рад одељења за подршку. Овај специјалиста је често обавезан да прати рођендане запослених, организује корпоративне догађаје, саставља честитке, купује поклоне, букете и сувенире.

О мени. Ово је листа личних карактерних особина које ће помоћи у испуњавању задатака одговарајуће позиције: организационе способности, савесност, тачност, независност, стрпљење и флексибилност.

Обавезни услови за менаџера канцеларије:

• здрав разум;
• познавање рада на рачунару;
• граматички исправан говор;
• активност у решавању насталих проблема.

Отпорност на стрес, неконфликтност, добро памћење и организација су добродошли.... Ефикасне канцеларијске менаџере одликују и присуство одређених личних квалитета: проактивност, одличне комуникацијске вештине и љубазност. У недостатку радног искуства треба се фокусирати на напоран рад, марљивост, способност учења и лаку адаптацију у тиму. Међутим, не би требало да укључите више од 6 карактерних особина у опис.

У одељку „Додатне информације“ можете да укључите своје омиљене активности, као и чињеницу да знате да возите аутомобил. И последњи одељак - “Препоруке” – представљање карактеристика и контаката бивших лидера.

Пропратно писмо се шаље као додатак биографији. Понекад и сами послодавци, када објављују слободна радна места на интернет сајтовима за запошљавање, постављају захтев да приложе пропратно писмо у одговору. У свом садржају, потребно је рећи о вашим очекивањима од будуће сарадње. Ово вам даје прилику да будете позвани на интервју. Ево примера пропратног писма.

„Шаљем своју биографију на разматрање за радно место менаџера канцеларије. Био бих срећан да радим у стабилној, великој и угледној компанији. Сигуран сам да ћу управо у Мобиле ТелеСистемима моћи даље да реализујем свој потенцијал.

До данас имам искуство рада као секретар управника, специјалиста за вођење кадровске документације. Надам се да ће ме одговорност, пажња према детаљима канцеларијског посла, стечена у претходним радним местима, учинити вашим ефективним запосленим.

Желео бих да добијем позив за интервју и детаљније испричам о свом професионалном искуству, као и да одговорим на сва питања.

С поштовањем, Ф. И."

Узорак биографије за позицију менаџера канцеларије

Албина Кравцова

Датум рођења: 30.09.1995

Циљ: попуњавање упражњеног места управника канцеларије

Жељени приход: од 45 хиљада рубаља

Распоред: пуна запосленост

Спремни за пословна путовања, усељиви.

Контакт информације:

адреса становања:

телефон:

е-маил:

Образовање:

• ПензГТУ, Пенза (2013–2017). Стручно усавршавање по делатностима. Профил „Економија и менаџмент“.
• ПензГТУ, Пенза (2013–2014). Стручно усавршавање по програму „Рачуновођа“.
• ПСУ (2010–2013). Менаџмент и информатика у техничким системима.
• ГОУ "Пенза грађевинска и комунална техничка школа" (2005-2008). Оператер рачунара.

Професионално искуство

Информације за запошљавање:

12. 2015 – 11. 2019

Виши специјалиста за подршку Јединственог информационог система

• Пријем, регистрација и обрада долазних е-маил захтева и захтева.
• Разматрање захтева и пружање консултација.
• Прикупљање и анализа информација за решавање проблема корисника сајта.

Интел ЛЛЦ

05. 2013 – 11. 2015

Оператер кол-центра Јединственог информационог система.

• Примање долазних позива, регистровање позива.
• Консултовање корисника сајта.

ДОО „Глобал. РУ"

01. 2010 – 04. 2013

Оффице Манагер

• Организација канцеларијског рада и одржавања живота, вођење кадровске евиденције, рад са пословном документацијом, поштом и интернет банкарством.

ДОО "Инфотекс"

10. 2008 – 12. 2009

ХР специјалиста

• Управљање кадровским документима.

ТЦ "Фортуна"

01. 2007 – 09. 2008

Менаџер налога

• Регистрација претплатничке документације, консалтинг претплатника, продаја и активација сим-картица.

ЗАО НСС

Кључна знања и вештине:

• вештине у раду са партнерским организацијама;
• вештине рада са рачунаром, канцеларијском опремом и софтвером;
• вештине рада са документима, вођење евиденције;
• одлично познавање канцеларијског посла;
• организација, пажња на детаље.

Додатне Информације:

• страни језици: енглески (основни ниво);
• ниво познавања рачунара: сигуран корисник;
• рачунарски програми: Пхотосхоп, МС Оффице пакет;
• брачно стање, подаци о деци: није у браку, нема деце;
• хобији, хобији: сликарство, креативна фотографија, путовања, психологија.

Лични квалитети:

• отпорни на стрес, имају искуство у решавању различитих ситуација;
• способан за учење.

Циљеви и животни планови:

• рад у модерној компанији са могућношћу даљег развоја личних и професионалних квалитета за каријерни раст;
• стекнем додатно искуство које ће ми омогућити да развијем нове вештине, проширим своје одговорности и на тај начин постанем најефикаснији запосленик.

Препоруке су доступне на захтев.