Биографија извршног асистента: Смернице за структуру и састављање

Помоћник менаџера је особа која је шефова десна рука, решава сва организациона питања, има ажурне информације и показује спремност за решавање хитних ствари. За многе је таква позиција добродошао корак у каријери. Добро написан животопис ће вам помоћи да га узмете.

Биографија помоћника менаџера је документ који представља професионални портрет кандидата. Послодавац не оцењује вас самог, већ текст који би требало да вас најповољније представи. За ово мора бити структуриран.

Структура доброг животописа.

• Лична информација. На самом почетку пословне приче о себи требало би да се представите. Пуно име, година рођења, тренутни контакт подаци. Ово последње треба да буде променљиво: мобилни телефон, кућа, е-пошта. Обавезно приложите фотографију. Мала, квалитетна фотографија у десном углу поред ставке „Лични подаци“ није обавезан атрибут биографије, али је пожељна. Посебно за тражиоца посла помоћника генералног директора, личног секретара.
• Образовање. Ако намеравате да укључите дугачку листу са различитим курсевима и радионицама у овај параграф, то ће бити претерано. Наведите само главне ствари: универзитет и, евентуално, један од кључних семинара, након чега сте добили одговарајући сертификат.
• Радно искуство. Ако сте променили доста послова, не вреди ни све помињати – само кључна или последња 2-3 места. Навести назив компаније, године рада, позицију.Ако до сада нигде нисте радили, у овом пасусу означите место где сте обављали праксу док сте студирали на факултету.
• Професионални квалитет. Лични секретар је особа која би требало да може много да уради и, што је још важније, да много научи. Које год професионалне вештине да наведете, укажите на чињеницу да сте спремни да учите и развијате се у оквиру своје позиције.
• Лични квалитети. Овде наведите оне особине које су вам својствене које вам могу помоћи у професионалном развоју: на пример, истрајност, одговорност, скрупулозност, емоционална стабилност, радозналост.
• Достигнућа... Шта можете додати својој имовини? Можда нисте имали радног искуства, али у институту сте били начелник и успешно сте се носили са овом улогом. Или су, на пример, организовали венчање по систему кључ у руке за пријатеље, што већ говори о добрим организационим способностима.
• Мотивација. Није обавезна ставка, али може постати главни део биографије. Напишите буквално у две реченице зашто желите да постанете менаџерски помоћник или секретар. То може изгледати овако: „Видим сопствени професионални развој на овој позицији, своје способности и снаге повезујем са захтевом кандидата, могу да запишем одговорност, сврсисходност и спремност за развој као предност“.
• Додатне Информације. Да ли сте у браку, знате ли страни језик, имате ли возачку дозволу, који су вам хобији.

Битан је и начин на који је документ визуелно представљен. Информација треба да буде структурисана, читљива, светла, изражајна, а да притом не буде „груба сила“. Коришћење пуно боја је претерано средство за животопис. У исто време, није неопходно да свој животопис правите црно-бело: изаберите тамноплави дизајн: истакните наслове пасуса подебљаним тамноплавим. Уверите се да су тачке релативно пропорционалне.

Покушајте да сав текст стане на једну страницу. Не остављајте бочне празнине: поставите предмете један наспрам другог. Користите листе.

Исправно попуњавање одељака дефинише вас као особу која уме да тачно изврши задатак. Ово је први тест будућег асистента. Витак, садржајан текст, доследан у истом стилу, информативан и добро представљен – то су својства самопрезентације која су неопходна за помоћника менаџера.

Као што је већ напоменуто, за оне који воле да уче и залихе „кора“, уопште није потребно да их све обележавају. Ако сте завршили факултет са дипломом "Секретар-помоћник", а затим универзитет у специјалности, на пример, "Психолог", обавезно наведите оба образовања у овом параграфу. Треба да напишете назив универзитета, факултета, специјалности, године студија - најбоље овим редоследом. Курсеве, семинаре, обуке, пишите само оне на којима сте добили сертификат или сертификат. Наведите образовну организацију која вам је издала документ.

Поред списка организација у којима сте већ радили, има смисла навести и послове које сте тамо обављали. Пример листе радних обавеза:

• вођење улазне и излазне документације;
• припрема докумената за потписивање;
• усклађивање распореда рада запослених;
• организација саопштења за јавност, састанака, протоколарних догађаја;
• саветовање клијената телефоном (почетне консултације);
• одржавање друштвених мрежа као платформи за оглашавање услуга компаније.

Напишите само оно што сте заиста урадили. Не преувеличавајте сопствене могућности. Не би требало да пишете функционалност коју сте радили на добровољној бази, али која се није директно односила на вашу позицију. На пример, добро владате уређивачем фотографија, графичким уређивачем и редовно развијате визит карте и брошуре за компанију.

Овде описујете професионалне вештине у које сте сигурни. Листа може бити следећа:

• сигуран корисник рачунара;
• поседовање канцеларијске опреме (трансфер);
• искуство са поверљивим подацима;
• познавање пословног бонтона, пословне преписке;
• способност рада са великом количином информација;
• способност рада у мултитаскинг окружењу;
• компетентан говор (усмени и писмени);
• познавање управљања документима;
• искуство у прикупљању извештајне документације;
• вештине вођења преписке;
• искуство у организовању пословних састанака, преговора;
• вештине у коришћењу релевантних метода прикупљања информација и њихове накнадне анализе;
• познавање основа психологије предузетништва.

Није потребно писати само тако дугачку листу. Наведите 5-6 кључних вештина, чије поседовање неће бити претеривање. Користите „живе“ фразе да опишете сопствене вештине: „способност да урадите...“, „поседујете ово“, „знање о овоме“.

Послодавац посебно пажљиво чита ову тачку. Постигнућа укључују успешне пројекте које сте лично надгледали и, наравно, промоције, сертификате, захвалност. Можда су се неке од иницијатива које сте изнеле учврстиле на истом месту рада.

Чак и ако вам се чини да достигнућа из прошлости не важе за ново радно место, она могу постати додатни маркери вашег професионалног портрета. Ово се посебно односи на организационе способности, које су драгоцене за извршног помоћника.

Пишите буквално 3-4 реченице које додају осветљеност вашем портрету. На пример, кандидат воли да трчи, годишње учествује у маратонима. Ово може указивати на вашу доследност, особине јаке воље, посвећеност здравом начину живота. Овде такође можете одредити ваш брачни статус, присуство деце, возачка дозвола.

Ово је пословни документ који мора испуњавати услове пословне кореспонденције.

Како изгледа структура документа.

• Велики поздрав. Безлични документ не изазива прихватање, персонификован на подсвесном нивоу изазива одобравање. Неформалне жалбе треба избегавати. Напишите “Добар дан!”, “Здраво!”, сви остали позиви нису тако успешни.
• Главни део. Наведите из ког извора сте сазнали за посао. Наведите позицију за коју се кандидујете. Објасните зашто вам је позиција привлачна као професионалцу. У реченици или две опишите своје искуство које је важно за овај посао.
• Завршна фраза... Захвалите особи која чита писмо на пажњи која вам је указано, имајте на уму спремност да се састанете како бисте договорили интервју.
• Растанак... Довољно је написати "С поштовањем, пуно име".
• Контакт подаци. И иако се ова информација налази у тексту резимеа, не би било наодмет да је овде поменемо.

Сваки пасус почиње новим пасусом и не може бити дужи од 3 реченице. Пропратно писмо је сажет документ тезе. Његове снаге ће бити јединственост и релевантност.

Узорак предлошка животописа извршног директора помоћи ће вам да напишете сопствену белу књигу.

Чернова Јулија Игоревна

Слободно место: помоћник директора

Лични подаци: место становања -…, датум рођења, брачно стање. Овде можете навести и своје контакт информације.

Образовање: Далекоисточни педагошки универзитет. Факултет – Страни језици. Специјалност "Наставник енглеског језика". 2008-2013 Курсеви: Виша школа економије и услуга, Москва. Назив предмета „Секретар – референт“, 2017

Радно искуство: од 2017. до 2019. године радио као секретар компаније "Паметна кућа", Москва. Пре тога, од 2013. до 2017. године, радила је као секретар образовног одељења Московског педагошког колеџа.

Одговорности:

• планирање и усаглашавање распореда рада руководиоца;
• организација састанака, интервјуа, преговора;
• контрола улазне и излазне документације;
• техничка помоћ руководиоцу;
• благовремени пренос докумената на главу;
• пословна кореспонденција;
• рад са помоћним особљем;
• одржавање електронских каталога интерне документације предузећа.

Кључне вештине:

• висок ниво писмености (укључујући компјутерску писменост);
• познавање енглеског језика савршено, немачког - изнад просека;
• познавање пословног бонтона.

Достигнућа: не више од 3 (сертификати, захвалности, додељене категорије, надзор над сложеним пројектима).

Лични квалитети: не више од 5. На пример: организованост, самопоуздање, добронамерност, сналажљивост.

Додатне Информације: Возачко искуство (категорија Б) - 6 година.