Пословни бонтон и етика

Тренутна пословна реалност је да само 15% средњих и великих предузетника који желе да ојачају своју позицију на тржишту остварује циљ. Управо из тог разлога се вишеструко повећава релевантност пословног бонтона, јер непоштовање његових норми, из низа других разлога, често доводи до раскида корисних пословних односа.

У широком тумачењу, етика је скуп општих ставова усмерених на регулисање друштвених односа. Сходно томе, пословна етика се бави питањима која се односе на прихваћени ред и стил интеракције у области пословања.

Детаљи етичких аспеката пословних односа су пословни бонтон, укључујући, на пример, процедуру преговарања, правила корпоративног понашања, пословне традиције и ритуале, елементе субординације, манире и стилове комуникације и писања, као и питања коректност у опхођењу са партнерима и пословним колегама.

Значај етике и бонтона, као њеног саставног дела, лежи у чињеници да регулаторни оквир који је настао као резултат дугогодишње праксе у великој мери поједностављује комуникацију, стварајући разумљив и јавно доступан контекст у пословној сфери који омогућава да правилно постигнете циљеве и значајно уштедите време.

Другим речима, реч је о посебном алгоритму за решавање пословних проблема, који омогућава да се рационално и у бесконфликтној форми поставе и успешно остваре жељени пословни циљеви. Ниво познавања овог алгоритма омогућава извођење директних закључака о степену професионализма пословног партнера или противника у пословном спору.

У овом контексту, важно је придржавати се следећих основних принципа:

• тачност свуда и у свему;
• усклађеност са безбедношћу информација;
• здрав алтруизам;
• повољан имиџ који одговара пословном окружењу;
• Правилан усмени и писмени језик;
• придржавање правила културе пословног говора.

Врсте пословне кореспонденције су различите и, уз одређени степен конвенције, могу се поделити на два главна типа:

• међудржавни - између државних организација, страних представништава и званичника (разне белешке, меморандуми и други облици) - елементи дипломатских односа;
• комерцијални - писма полузваничног статуса која се користе у области пословних односа између институција и организација.

Стил писања службеног писма, упркос лингвистичким и неким традиционалним разликама, има одређену заједничку основу и групу смерница које је развила устаљена пракса. На пример, одређени број протоколарних захтева, одређених положајем пошиљаоца и примаоца, заснива се на почетним поставкама међусобног поштовања и коректности. Дакле, без обзира на врсту документа, структурно, он мора обавезно да садржи следеће елементе:

• жалба (службени статус примаоца);
• комплимент (учтив крај писма);
• потпис;
• датум (дан, месец, година и место писања поруке);
• адреса пошиљаоца (презиме, статус посла, адреса се стављају на врх или на дно 1. странице писма).

Поред тога, постоји низ одредби које се директно односе на писма:

• пословна писма су постављена на обрасцима или листовима папира искључиво на њиховој предњој страни;
• странице су нумерисане арапским бројевима;
• поруке су испуњене штампаним текстом;
• брисања и исправке у телу документа су неприхватљиве;
• документ је пресавијен са текстом према унутра;
• време чекања на одговор на писмо није дуже од десет дана.

Пословна порука треба да има наглашену циљну оријентацију и да садржи једно питање, а цело значење текста треба да у потпуности и у потпуности одговара његовом садржају, било да је реч о предлогу посла, комерцијалном захтеву или само релевантној информацији.

Класификација пословних порука је разнолика и зависи од њихове функционалне и циљне оријентације. На пример, слова су:

• обавештавање;
• налик;
• позивнице;
• прегледи информација;
• наређења;
• пратећи;
• друге врсте.

У комерцијалној кореспонденцији, најтипичнији:

• захтеви;
• сугестије;
• наређења;
• жалбе;
• гарантна писма.

Као један од облика пословне комуникације, у строгом смислу дефиниције, писма се деле на 2 врсте – пословна и приватно-службена.

Пословање укључује преписку која кружи међу организацијама и институцијама. Приватно-службено писмо је порука коју институцији шаље приватно лице, или, обрнуто, институција - приватном лицу.

Постоји низ правила за вођење пословне кореспонденције.

• Писмо треба да стимулише појаву пословног интереса код примаоца, јасно и на основу убедљивих доказа, демонстрира користи од партнерства и несврсисходност раскида партнерства. Текст треба да има подстицајни, мотивациони карактер за сарадњу.
• Претеране личне емоције у пословном писму нису најбољи начин да докажете свој случај и решите проблем.
• Да бисте избегли преоптерећење и зачепљење текста писма, избегавајте било каква фигуративна поређења, метафоре, алегорије и хиперболе.
• За јасну и концизну презентацију теме, боље је користити једноставне реченице, избегавајући појединости и претеране детаље. Главна идеја поруке треба да буде подржана изузетно релевантним аргументима, који се обично стављају у прилоге писма (дијаграми, графикони, дигитални подаци).
• У тексту треба истакнути пасусе од којих сваки, представљајући самосталну мисао, почиње новим редом.

• У пословној писаној поруци не би требало да користите описне придеве, непотребна појашњења и детаље. На крају писања, препоручљиво је проверити документ и елиминисати фразе које не носе стварни семантички садржај.
• Писменост је основни елемент текста. Присуство правописних и других грешака у поруци је неприхватљиво.
• Предмет писма је обавезан. Тема у документима треба да буде приказана кратко и сажето, што штеди време при читању и позитивно карактерише пошиљаоца. Ако је писмо послато е-поштом и садржи посебно важне информације, требало би да му доставите посебну „заставицу“ која је доступна у електронском сервису.
• Добру читљивост текста обезбеђују Ариал или Тимес Нев Роман фонтови средње величине. Ако је потребно, дозвољене су курзивне или подебљане кључне идеје.

• У тексту је корисно користити поднаслове (3-4), који омогућавају лакше разумевање приказаног текста.
• Набрајања, листе и листе се најбоље дизајнирају коришћењем посебних маркера.
• Корпоративни шаблон (дијаграм) је одличан показатељ ефикасности и објективности у пословној комуникацији. Посебно је прикладан у корпоративном аспекту, јер вам омогућава да се издвојите у повољном светлу и поштујете потребну формалност.

Структура пословне поруке је типична. Традиционално, садржи:

• увод;
• главни део;
• закључак.

Увод резимира сврху писма. Главни део описује суштину питања. У закључку, пожељно је сумирати садржај главног дела, на пример, у облику закључака. „Поскриптуми“ и разне врсте фуснота су непожељне.

Закључно, фразе које по форми подсећају на манипулације су неприкладне, као што су: „Надам се обострано корисном партнерству“ и тако даље. Боље је рећи збогом у пословном писму једноставним фразама - "С поштовањем", "Са најбољим жељама" и тако даље.

На дну поруке су назначени: пуно име, статус посла, назив фирме и потпис. Наведени су и контакт телефони.

Табеле и графикони су приложени као посебна датотека (пакет), што указује на то на крају писма. Ако постоји група прилога, онда се даје њихова листа са именима.

Скраћенице и посебне скраћенице можете користити само ако сте сигурни да ће их прималац сигурно разумети.

Да би се тексту дала већа логичка строгост и доследност у пословном речнику, следећи обрасци говора се користе као повезивачи:

• Из тог разлога;
• на основу наведеног;
• због овога;
• према подацима;
• На основу тога;
• Са обзиром;
• друго.

У виртуелном простору пословна интеракција, која представља комуникацију у малом, је специфична и ништа мање захтева поштовање релевантних правила бонтона. Компетентан рад са писањем, у складу са праксом, подразумева спровођење следећих напомена у погледу обима, језичких норми, структуре и формата.

• Формула теме мора апсолутно тачно одговарати предмету наведеном у тексту. Ово вам омогућава да брзо подесите читаоца на жељено пословно расположење.
• Оптимални обим документа послатог е-поштом стане у „један екран“, са максималним обимом текста – један лист А4 формата.
• Оптимална величина прилога није већа од 3 МБ.
• Препоручљиво је да се послате датотеке "пакују" у стандардне архиве Зип или Рар кодирања. Други су често блокирани током преноса.
• Хипервезе треба да буду стандардне (плаве, подвучене испод).
• Одговор примаоцу треба ставити на врх, на почетак писма, а не на дно. Ово штеди партнера за оловку од непотребног и присилног померања претходног текста.

• Неопходно је што више користити језик писма који партнер разуме. Питање примерености употребе професионализама, интерног корпоративног речника, жаргонских израза и скраћеница (посебно у екстерној кореспонденцији) у поруци решава се посебно, у зависности од контекста и квалитета партнера у кореспонденцији.
• Важно је да обавестите партнера о пријему његове поруке - то је знак лепог понашања и део пословног бонтона који показује поштовање према њему.
• Одговор треба да буде што је пре могуће. Ако из неког разлога није могуће брзо одговорити, онда партнера треба обавестити о пријему његовог писма и навести време одговора. Етичка и угодна пауза пре давања одговора је 48 сати након пријема поруке. Након овог времена, особа обично верује да је порука изгубљена или да се игнорише. Прекомерна пауза у дописивању често је повезана са ризиком од губитка партнера и у послу се тумачи као кршење етичких стандарда.
• На крају поруке треба да ставите контакт податке који су наведени у свим писмима без изузетка, без обзира на редослед слања.
• Важно је обратити посебну пажњу на питања приватности током преноса.

За више информација о етици пословног дописивања погледајте следећи видео.