Суптилности психологије пословне комуникације

Пословна комуникација се суштински разликује од разговора о свакодневним темама. Суптилности психологије ове врсте разговора захтевају формирање етикета како би се закључила обострано корисна сарадња.

Пословна комуникација је стварање сложеног вишестепеног процеса стварања односа између саговорника, који су повезани заједничким професионалним интересима. Карактеристична карактеристика је строго понашање у утврђеним границама, ограничено етикетом службених активности са примесама националне толеранције.

Етикета се подређује двема категоријама – списку прописа и упутстава. Потоњи представљају однос запослених према вишој позицији, док су норме психолошки аспекти интеракције између запослених на равноправној позицији у систему каријерне лествице.

Међутим, обе групе се повинују општим захтевима љубазне сарадње. Лична интересовања, несклоности и негативна расположења не би требало да утичу на ток посла.

Култура комуникације је у неколико основних фаза, које обезбеђују даље односе између пословних партнера:

• Учтив поздрав да би се другој особи показало пријатељско расположење. Људи треба да верују једни другима у оквиру заједничких активности;
• Познанство значи успостављање контакта ради визуелног представљања једни других;
• Циљање на одређену тему;
• Дискусија о постављеном циљу или решавању осетљивог питања;
• Исход разговора.

Познавање правила пословне комуникације омогућава особи да се брзо попне на лествици каријере, повећавајући свој статус и значај у друштву. У процесу усавршавања појединац формира одређену стил понашања, који у већини случајева зависи од врсте активности:

1. Хуманистички... Овај приступ добија све већу популарност, јер подразумева пружање подршке и заједничко тражење решења проблема. Запослени се доживљава као особа са индивидуалним квалитетима, узимајући у обзир његове емоције и карактер;
2. Манипулативно. Менаџер или колега користи саговорника као оруђе за постизање одређених циљева. На пример, лична строга контрола над извршавањем задатака је манипулација једног партнера над другим;
3. Ритуални стил, за разлику од хуманистичког, подразумева стварање жељеног статуса у друштву. Пословни и лични квалитети се бришу на позадини одређене "маске", чије су карактеристике унапред постављене. Ово је свакодневна улога сваког запосленог, формирана појединачно.

Познавање комуникационе политике омогућава успостављање пословних контаката, јер је пословна комуникација саставни део управљања организационим процесима. Власници, менаџери и запослени морају ефикасно да пренесу своје мисли и идеје другима унутар и ван компаније.

Ова врста комуникације на послу је вербални пренос информација. Вербална комуникација може бити у облику састанака, разговора лицем у лице, телефонских разговора и видео конференција. То је најбољи вид пословне комуникације, јер омогућава саговорницима да визуелно оцењују једни друге.

Невербалну комуникацију представљају пословне белешке, службена писма, документи и различита саопштења. Да би се иста врста поруке послала већем броју људи, невербална комуникација је од практичне важности. Може помоћи у преношењу техничких упутстава и демонстрирати дијаграме, графиконе које је потребно погледати да би функционисали.

Такође, невербална комуникација током личног сусрета се изражава различитим гестовима, положајима и изразима лица. Понашање носи додатне информације за саговорника и помаже му да донесе одговарајуће закључке.

Технологија је отворила нове облике пословне комуникације. Е-пошта, веб конференције, друштвене мреже омогућавају вам да водите пословну комуникацију са више особа у исто време. Званични сајтови компанија смањују ниво комуникације са потрошачима, док истовремено показују јаке квалитете и карактеристике компаније.

Међутим, у успостављању пословног односа важна је директна комуникација која помаже у успостављању контакта очима и формирању визуелне представе саговорника. Важно је да су обе стране у истом времену и простору, пошто је неопходно да учесници оставе добар утисак. Лично присуство може имати снажан утицај на цео процес пословне комуникације.

Директан контакт није увек могућ у зависности од ситуације. Управо тако, као и дискусија о питању са више особа ствара препреку за размену информација. Сходно томе, пословна комуникација има другачији облик интеракције:

• Пословна кореспонденција... Наредбе, писма и декрети су индиректан облик комуникације. Писмена комуникација је неопходна за решавање сукоба или акутних ситуација како унутар организације тако и између правних лица;
• конференција за штампу подразумева информисање јавности о актуелним темама кроз састанак званичника са представницима медија;
• Састанак. Спроводи се директно унутар организације како би се формулисао и решио проблем између запослених. Руководилац треба да разговара о радним активностима са више запослених истовремено.

У току професионалне делатности настају различите ситуације које покривају облике пословне комуникације. Неки се не могу решити без сукоба, други захтевају толерантан приступ. Процес ометају емоционални изливи појединаца који бране сопствену тачку гледишта.

Поседовање личних карактеристика допуњује дефиницију пословне комуникације. Саговорници поштују утврђени бонтон, који се развија у зависности од националних и професионалних карактеристика. Психологија, језичко понашање и перцепције учесника о државном апарату такође имају значајан утицај на ток разговора.

Стратегија која чини основу разговора мора бити правилно изабрана. У ту сврху препоручује се прво узети у обзир карактеристике саговорника:

• тип темперамента и изражавање емоција;
• језичке карактеристике;
• национални обичаји;
• професионална сфера;
• положај у компанији;
• толеранције и односа према људима друге националности.

Етика у филозофији пословне комуникације игра важну улогу, јер је данас актуелно питање. Скоро свако обавља комерцијалну трансакцију на дневној бази. Штавише, значајан део живота припада учешћу и припреми за професионалне активности.

Као део свеобухватних етичких програма, многе компаније су развиле интерне политике које се баве културним понашањем запослених. Политика се спроводи како у једноставним позивима на поштовање општих правила културе, тако и у детаљнијем кодексу.

Ово последње садржи специфичне захтеве понашања који изражавају очекивања компаније од радника. Такође, интерна политика је листа препорука за решавање неких уобичајених проблема који се јављају у току пословања.

Пословна етика се заснива на две области: прагматизму и рецепту. Први принцип је извући максималну корист од више људи. Трошак би требало да се надокнади кумулативним предностима пословних контаката и споразума.

Морална наредба је то одлуке које доноси појединац не треба да зависе од последица и правила која диктира друштво. На пример, организација не би требало да лаже потрошача о услугама које пружа.

Познавање пословног бонтона је релевантно јер помаже саговорнику да заузме повољнију позицију. Међутим, саговорници треба да воде рачуна о интересима једни других и да се ослањају на обострану корист када разговарају о циљу. Истовремено, потребно је бранити позиције добро дефинисаним говором, правилно формулишући своје мисли. Постизање позитивног резултата зависи од међусобног разумевања и сарадње обе стране.

Област пословне комуникације утиче на скоро све области свакодневног живота. Овако опсежна интеракција није изузетак од листе међуљудских комуникација, која захтева прилагођавање процеса.

Ток процеса пословног преговарања заснива се на основним принципима:

• Пословна комуникација утиче не само на дискусију о конкретним питањима, већ и на лични однос саговорника. Дакле, сваки контакт није потпун без међуљудске колизије;
• Свака особа иницира континуитет разговора вербалним и невербалним гестовима. Захваљујући таквим порукама, саговорник изводи закључке и симулира тренутну ситуацију;
• Сврсисходност. Сваки комуникативни чин има одређени циљ: успостављање пословног контакта или решавање општег проблема. Уз то, постоје и латентни задаци. На пример, када описује проблем како би пренео суштину састанка, презентер је у стању да несвесно демонстрира публици ерудицију и елоквенцију;
• Вишедимензионалност се заснива не само на циркулацији информација између саговорника, већ и на одговарајућој регулацији односа. Разговор је пренос личних података и договора између пословних партнера. Истовремено, постоји манифестација емоционалне позадине између појединаца. На пример, један од саговорника је у стању да изрази доминантну позицију у односу на свог партнера.

Правила понашања диктирају тон разговора. Сваки погрешан гест и неопрезна реч могу да поремете вишемилионски посао, док ће добронамерно расположење помоћи да се закључи уносан уговор. Важно је знати списак основних норми за позитиван исход пословне комуникације.

Неопходно је одржавати оптималан темпо разговора и користити психолошке технике. Спор разговор одвлачи саговорника од главне размене информација. С друге стране, захваљујући брзом говору, слушаоцу је готово немогуће пренети потребне информације. Наизменичним изменама дугих и кратких порука може се постићи позитиван исход.

Сугестије преоптерећене информацијама треба рашчланити на мање, лако сварљиве. Међутим, немојте користити само кратке пасусе који не остављају жељени утисак.

Када креирате слику, препоручује се да се придржавате неколико норми које повећавају проценат успеха:

1. Почетак разговора не би требало да оптерећује пословним предлозима. Саговорник их може прихватити као агресивне нападе, на које ће одмах реаговати крајњом несклоношћу за разговор;
2. Тачно постављена питања ће помоћи да доведе саговорника на праву мисао и разводни напет разговор;
3. Не би требало отворено да износите сопствену тачку гледишта. Ако се то не може избећи, онда је потребно мисао прикрити под субјективно мишљење, изражено меко и ненаметљиво;
4. Пословна комуникација захтева поштовање етикета. Излажење ван граница културних норми негативно утиче на ток комуникације;
5. Не препоручује се изражавање готових решења.Подстицање самозакључивања доприноси расположењу саговорника и повољном исходу међуљудског контакта.

Способност артикулисања мисли и права стратегија могу повећати шансе за постизање циља. Истовремено, учесници морају да испуњавају сопствене улоге у оквиру обострано корисне сарадње. Саговорници треба да воде рачуна о интересима једни других и да поштују утврђене културне норме.

Приликом обављања пословне комуникације не треба напуштати професионални простор. У свакодневном животу, саговорник може бити и менаџер и запослени на средњем нивоу. Оба учесника се придржавају улоге професионалне активности. У раду је важна сарадња и активна интеракција.

За још више информација о најважнијим вештинама пословне комуникације погледајте следећи видео.