Пословна култура

Вештине пословне комуникације су неопходне за успешну каријеру у било којој области: успех у корпоративној комуникацији у великој мери зависи од свакодневних комуникационих вештина, али професионална сфера има своје специфичности. Пословна култура се односи на начин на који комуницирате са колегама, шефовима, подређенима и партнерима, као и на одређена правила. Веома је важно изградити комуникацију у зависности од ситуације, циљева и задатака, као и бити у стању да се брзо прилагоди променљивим ситуацијама.

Комуникативна култура је шири појам од скупа говорних чинова. Састоји се од многих компоненти. У култури пословне комуникације, изглед је од велике важности: мора одговарати вашем пољу активности и специфичној ситуацији.

Обично постоји униформа за рад са клијентима, пословно одело за рад у канцеларији, људи креативних занимања се облаче на одређени начин, а они који су на руководећим позицијама треба да истакну свој статус одећом и аксесоарима. Може се чинити да изглед није директно повезан са пословном комуникацијом. Међутим, први утисак који остављате одређује однос саговорника према вама. Ако је овај утисак негативан, у процесу дијалога мораћете да потрошите много енергије да бисте се рехабилитовали.

Невербални језик је подједнако важан у комуникацији. Ваши ставови, гестови и држање су веома важни са психолошке тачке гледишта. Потрудите се да изрази лица буду довољно дискретни. Гестикулација је веома важна, али треба да буде умерена и не претерано интензивна.

Ако сте расположени за партнерски дијалог, најбоље је изабрати отворену позу.Можете покушати да се ненаметљиво прилагодите пози саговорника. Да бисте избегли да вас доживљавају агресијом, контакт очима треба да траје само неколико секунди. Седење за преговарачким столом не треба да буде директно наспрам саговорника, већ мало са стране.

Оно што кажете је важно колико и како то кажете. Веома је важно имати поуздане информације, бити у стању да оперишете чињеницама и компетентно градите садржај дискусије.

Одабир речи, интонације, држања и гестова је важан за конкретну ситуацију, јер ће у различитим случајевима бити прикладно различито понашање. Култура пословне комуникације, у зависности од ситуације и циљева којима се тежи, може се поделити на неколико типова:

• Тип ментора подразумева едукацију... Ова опција је типична за процес обуке полазника, за образовне и научне догађаје, за објашњавање подређенима појединачних радних тренутака, као и за рад у тиму са колегама, ако сте специјалиста у области у којој су они мање упућен. Врло често се таква комуникација гради у облику монолога, међутим, у савременој пословној комуникацији, дијалог се сматра пожељнијим: чак иу процесу учења покушајте да укључите саговорнике у дискусију и саслушате њихова гледишта.
• Мотивациони тип има за циљ да заинтересује особу за пројекат, убеди га у сврсисходност овог или оног посла, помогне запосленима да верују у себе и осећају се сигурније у сваком новом или једноставно тешком задатку. За успех, покушајте да избегавате уобичајене фразе и клишее. Најбоље је дати лични пример, испричати своју причу и својим речима објаснити шта вас тачно привлачи у одређеном пројекту.
• Конфронтациони тип комуникативна култура провоцира саговорника да вам приговори, да се не слаже са вашим гледиштем. Овај тип укључује бројне технике које се користе у случају сукоба интереса. Најчешће је ситуација конфронтације типична за преговоре, као и за појачавање пажње при раду са пасивном, инертном публиком.
• Тип информације најнеутралнији - у његовом оквиру можете једноставно пренети ову или ону информацију слушаоцу. Покушајте да избегнете мешање врсте информација са другима. Ако је циљ да обавестите саговорника, не морате да покушавате да му држите предавање, заразите га својим ентузијазмом или улазите у сукоб. У овом случају, неопходно је да презентација буде разумљива - за то покушајте да се прилагодите саговорнику и објасните све користећи примере које разуме.

Већина важних питања везаних за професионалну делатност решава се у процесу личне комуникације. За друштвене и отворене људе који знају како да правилно представе било коју информацију (путем гестова, израза лица и интонације), ово је више плус него минус. У личној пословној комуникацији садржај дискусије не игра кључну улогу, главна ствар је успоставити контакт и исправно изнети свој став.

Лична комуникација може се састојати од прилично дугих монолога или, напротив, мање или више кратких фраза. У оба случаја, веома је важно не само да изнесете информацију, као да пишете синопсис, већ да је пренесете одређеном саговорнику, прилагођавајући се њему. Пре преговора, запишите кључне тачке о којима желите да разговарате, али никада не запамтите говор – потребно је променити природу приповедања, секвенцу, примере (у зависности од реакције слушалаца).

На исти начин, морате радити са интонацијом и гестовима. Ако изгубите пажњу друге особе, учините говор емотивнијим. Ако осећате нежељену конфронтацију са својим партнером, покушајте да копирате положаје и гестове те особе.Веома је важно да не будете претерано суздржани, иначе ће изношење информација бити досадно, а одаћете утисак несигурне особе.

У току личног разговора често морате спонтано да доносите тешке одлуке. Ако преговарачки процес не покрене теме које сте очекивали, веома је важно да останете мирни. Покушајте да не реагујете претерано на проблеме, увек реагујте мирно. Ако не можете одмах да одлучите коју одлуку да донесете, увек можете одвојити мало времена да размислите и одмерите предности и недостатке у опуштеном окружењу.

Многи проблеми се сада решавају телефоном. Обично су то мања појашњења било каквих информација или организационих питања: на пример, приликом телефонског позива, колеге често наводе имена и тачне бројеве, заказују састанке, дају или примају задатке. Дуги телефонски разговори се обично одвијају само у случајевима када нема начина да се лично сретнете... Истовремено, све чешће се за потпунију комуникацију користе видео позиви, који имају своје специфичности.

За успешан телефонски разговор који утиче на радне тренутке, морају се узети у обзир следеће нијансе:

• Ако некога зовете, важно је да питате да ли му је пријатно да разговара сада. Позивање ван радног времена није питање бонтона у већини корпорација (осим ако не постоји посебан споразум).
• Имајте на уму да може доћи до сметњи у комуникацији - или да позадинска бука може ометати разговор. Када разговарате телефоном, важно је да говорите што је могуће јасније и не пребрзо.
• Изградите свој говор тако да буде што конкретнији и да се перципира тачно онако како сте намеравали. У процесу личне комуникације, изрази лица и гестови играју веома важну улогу - то вам омогућава да боље разумете саговорникове наговештаје, инсинуације и скривене мотиве. Када разговарате телефоном, ви сте ускраћени за ову прилику.
• Покушајте да разговарате о потребним питањима телефоном што је краће могуће. За тешке преговоре или двосмислене дискусије телефонски разговор ретко одговара, па је важно навести само оно најважније. О детаљима је најбоље разговарати лично или користећи видео.

Видео позиви у модерној корпоративној култури сада почињу да се користе све чешће. Прво, помажу у одржавању контакта са партнерима из различитих земаља и преговарању што је могуће ефикасније. Друго, многи људи сада раде од куће на даљину, а видео позиви олакшавају решавање било каквих проблема.

Ако се суочавате са оваквим пословним разговорима, важно је обратити пажњу на следеће:

• Ваш изглед ће направити велику разлику. Чак и ако сте код куће, покушајте да се облачите на пословни начин.
• Пронађите место у кући где је позадина мање-више неутрална. У позадини се налази кухиња, радни ТВ или деца која се играју, што може ометати решавање пословних питања.
• Многи људи сада користе слушалице, али вреди запамтити: оне вам омогућавају да боље чујете саговорника, али не гарантују да вас саговорник добро чује ако говорите кроз буку. Ако решавате корпоративне проблеме од куће, замолите породицу да буде тихо или само седите у засебној просторији.
• Пред камером је посебно важно да контролишете сопствене гестове и изразе лица. Проблеми у комуникацији су уобичајени, слике се могу споро учитавати, а сви несретни изрази лица могу бити истакнути.
• Ако пред вашим очима разговарате о озбиљним питањима која захтевају евиденцију или документацију, све ово припремите унапред (пре позива) и проследите потребне материјале свом саговорнику.

Многа питања у организацијама се сада решавају преписком.Једна од предности овакве пословне комуникације је структурисана информација. Ако у процесу живе комуникације не можете обратити пажњу на одређене тачке које су важне за саговорника (или једноставно заборавите потребне информације), у писаној форми биће могуће узети у обзир све нијансе.

Ако пуно комуницирате са колегама и саговорницима, веома је важно да умете да пишете исправно. Уређивачи текста не исправљају увек правилно граматичке грешке, тако да се не треба у потпуности ослањати на њих – ако нисте сигурни како да напишете реч, проверите се помоћу речника. Треба бити опрезан када шаљете текстуалне поруке са телефона и таблета - са аутоматским куцањем, ваше речи могу бити замењене другим, а ваша порука је једноставно бесмислена.

Многи сматрају пословну преписку једноставнијим занимањем од преговора уживо – заиста, увек има времена за размишљање о поруци, а у процесу правог дијалога морате спонтано да одговорите. Међутим, лоша страна је што не добијате спонтану реакцију од саговорника, а то је важан психолошки аспект.

За више информација о култури пословне комуникације погледајте доле.