Како водити пословне преговоре?

У савременом свету све више се на значају придаје способности правилног и коректног вођења пословних преговора. Ова вештина је посебно важна за оне који граде сопствени бизнис, за лидере компанија, менаџере и топ менаџере. Међутим, пословни преговори не подразумевају само састанке на високом нивоу, на којима се доносе стратешке одлуке о интеракцији и развоју пословања. Технички, ова област обухвата сваку комуникацију представника било које компаније током радног времена ио радном питању.

Пословни преговори обично подразумевају посебан облик пословне комуникације чији је циљ постизање договора у току заједничке комуникације, размене мишљења и предлога. У идеалном случају, крајњи циљ је обострана или једнострана добит. Може бити много разлога, али сви се своде на четири главна типа.

Преговори се могу водити о нечему, под било којим околностима, започети ради постизања одређеног циља, или се ограничити на решавање неколико актуелних питања. Очигледно, да што је разлог глобалнији то ће бити потребно више трошкова за успешну имплементацију.

Постоји неколико главних класификација врста пословних преговора.

• По природи на деле се на службене – одржавају се у строгој атмосфери и подлежу документацији по протоколу, или неформалне, одржаване у неформалној, полупријатељској атмосфери.
• По кругу укључених лица разликовати унутрашње и спољашње подврсте. Интерни се спроводе у оквиру једног тима, док се могу разговарати о организационим и међуљудским питањима, разграничењу функција и планирања и стратегијама за општи развој компаније.Екстерни преговори се воде са клијентима, купцима или пословним партнерима.
• Тип преговора одређен друштвеним статусом партија. Преговори између партнера и колега који заузимају приближно исту позицију називају се равноправним. Комуникација између шефа и подређеног или људи различитих нивоа је неједнака.

Преговарање је сложен и вишестепени процес који захтева много знања и трошкова. Једна од најтежих фаза, која често одређује исход преговора много пре њиховог почетка, јесте припрема. У овој фази треба да дефинишете своје циљеве и изаберете стратегију, место и време. То је такође одлична шанса за прикупљање и обраду информација, а уједно и планирање свега.

Требало би да почнете са јасном и недвосмисленом изјавом о циљу преговора. Даље, боље је разбити циљ на низ узастопних задатака и одредити стратегију, тактику и методе њиховог постизања. Приликом анализе треба узети у обзир не само све познате податке о противнику, његовим намераваним циљевима и начинима њиховог остваривања, већ и његове сопствене ресурсе. Размишљајући о аргументацији, боље је покушати предвидети могућу реакцију партнера, размислите о томе како га можете убедити, које чињенице и гаранције дати.

Осим ако се не користи конфронтациони стил преговарања који је фокусиран на постизање циља по сваку цену, било би мудро унапред идентификовати тачке могућег компромиса. По правилу, у партнерским преговорима важну улогу играју међусобни уступци, макар незнатни кораци једни ка другима. Требало би да се заснива на схватању да и друга страна је заинтересована за постизање заједничког договора, што значи да је договор у почетку могућ.

Избор места за преговоре је такође важан фактор. Дизајн ентеријера, коришћене боје, запремина собе па чак и удаљеност до места састанка имају психолошки ефекат на човека, што успешно користе искусни преговарачи. Постоје три могуће опције: састанак на својој територији, на територији противника и на неутралној. Сваки има своје предности и недостатке, фокусирајући се на које можете варирати стил понашања и методе постизања резултата.

• Ако се састанак одржава на вашој територији, преговарач или тим примећују подсвесну психолошку предност у познатом сигурном окружењу. Такође је могуће организовати простор за себе, у почетку намећући сопствени редослед акција противнику. Међутим, превише опуштеност такође може играти негативну улогу, слабећи пажњу и концентрацију.
• Ванземаљска територијана основу претходног, подједнако игра на руку противнику. Поред тога, пут до места и локације тамо ће захтевати време и труд. Али, с друге стране, ова ситуација даје бројне бонусе. Можете, на пример, да саставите психолошки портрет свог противника на основу његове унутрашње, невербалне одлуке. Такође можете јасније, без ометања, да се фокусирате на преговоре, или чак, ако је потребно, да се држите „заборављених“ докумената и добијете на времену.
• Састанак на неутралној територији многи стручњаци сматрају најбољом опцијом. Странке су у равноправном положају, што испуњава основни услов принципа правичности.Ова одлука доводи до тога да се партнери могу ослонити искључиво на своје преговарачке вештине.

Приликом вођења пословних преговора постоје два главна приступа: конфронтацијски и партнерски. Избор стратегије директно утиче на ток и стил комуникације, одређује однос страна и поставља правила за сву комуникацију. Главна одлика је добијање једностране или обостране користи.

У савременом пословном бонтону, партнерски приступ је најпопуларнији, иако алтернативна опција има много присталица. Противници стила конфронтације сматрају његове методе претерано агресивним и неморалним, присталице се, пак, позиционирају као прави мајстори комуникације и све компромисе и уступке сврставају у сентименталне слабости које су пословном човеку непотребне.

• Конфронтацијски стил преговоре се заснива на тези „Победа по сваку цену! „. Главни критеријум успеха преговора је неупитно и апсолутно прихватање свих сопствених захтева, сваки уступци и одступања се сматрају неуспехом стратегије. Приступ конфронтације заснива се на чињеници да уз одређену вјештину и познавање људске психологије можете убедити непријатеља на било које услове за себе.

• Аффилиате приступ настао као противтежа конфронтационом и позиционирао се као демократски и модеран. Сам концепт партнерства, који је уграђен у термин, подразумева једнака права страна на добијање користи од трансакције. Такви преговори се по правилу заснивају на низу међусобних уступака како би се на крају постигао обострано користан компромис. Претпоставља се да обе стране раде исто и да имају сличан циљ у преговорима. Стога је задатак мајстора да изглади оштре углове и контрадикције, да доведе интересе свих страна у заједнички именитељ и пронађе златну средину која задовољава све.

Као што знате, сваки бонтон је пододељак етике и стога је очигледно да се пословни бонтон мора заснивати на основним нормама морала и етике.

Акутни етички проблем у пословној комуникацији је и питање личне пристојности и одговорности свакога, а на општем нивоу – поштеног и поштеног проласка кроз све фазе дијалога. Постојање пословног протокола који регулише сва правила понашања и комуникације, од упознавања и познанстава до телефонских разговора и размене поклона, помаже да се спорна питања рационализују.

Током година постојања пословног бонтона, формирана је јасна и уредна структура преговарања. Почните са формалним поздравима. Први се поздрављају представници домаћина. Домаћин је по правилу онај на чијој територији се воде преговори, али ако се изабере неутрално место, домаћин је страна која је иницирала састанак. Она се такође бави седењем учесника по протоколу.

Сматра се да је непристојно започети састанак у самом средишту ствари.... Права уметност преговарања је да се на то питање прелази постепено, удаљавајући се од уобичајених неформалних фраза и тема. Такав приступ ће помоћи да заволите саговорнике себи и изразите своје поштовање и интересовање за њих.

Жеља да се изврши притисак на саговорника, да се натера да донесе неопходну одлуку не боји ни преговарача. Треба избегавати директна питања која захтевају хитно решавање. Ефикаснија и етичнија тактика је дати противнику времена да размисли и анализира.

Важан фактор је и изглед партнера. Уколико није другачије договорено, стил облачења би требало да буде званичан - одело и кравата досадних боја. Сматра се да је лоша форма скинути сако или олабавити чвор кравате - барем пре него што шеф стране која прима то предложи.

У ери глобализације, интернета и брзих начина путовања, пословне везе са другим земљама и народима постају све чешће. Упркос општој жељи за толеранцијом и формирањем заједничког, светског пословног протокола, националне и културне традиције других народа треба поштовати. Неки обрасци понашања су слични, али постоје и значајне разлике које понекад отежавају комуникацију. На пример, Европљанину је тешко да разуме замршеност јапанског бонтона и, посебно, јапанско пристојно одбијање, што звучи као избегавање директног одговора.

Међутим, уметност преговарања, у принципу, заснива се на способности разумевања и осећања нијанси психологије и стања саговорника.... Сваки разговор је јединствен и развија се према сопственом оригиналном сценарију. Није довољно само поставити циљ и постићи га. На крају, свакако треба да извршите детаљну анализу онога што се догодило, да разумете шта је успело, а шта није, које грешке су направљене и шта је помогло да се дође до компромиса.

Искусни мајстор се одликује способношћу не само да се придржава протокола и постигне циљ, већ и да разликује врсте преговора и делује у складу са њима.

Међутим, коначна, коначна тачка није договор и потписивање посла, већ његово квалитетно и благовремено извршење. Често се ова последња, завршна фаза преговора незаслужено занемарује. Не заборавите да се тако формира пословна репутација бизнисмена или компаније, а то је иста немерљива, али значајна вредност која ће неизоставно утицати на све наредне преговоре и трансакције.

Репутација се формира и у самом процесу комуникације, вршећи додатни позитиван и супротан, у случају непоштовања саговорника или кршења протокола, утицај.

За ефикасне преговоре потребно је одредити преферирану стратегију. Стручњаци идентификују три главне стратегије које су погодне за одређене услове. Избор зависи од тачне и објективне процене како сопствених позиција и способности, тако и других учесника у дијалогу. Међутим, уз одређену преговарачку вештину, свака стратегија може довести до успешног завршетка посла.

Пре свега, потребно је детаљно анализирати параметре као што су психолошки портрет саговорника, ниво њихове културе и стандарди комуникације и интеракције који су међу њима усвојени. Такође треба да узмете у обзир формат састанака и обим циљева и задатака.

• Прва стратегија је позната по томе што је агресивна и директна., није без везе што се назива и тактиком „примитивних“ или „чаршијских“ преговора. Главна полуга у овом случају је лична харизма бизнисмена који је заинтересован само за профит по сваку цену. Не узимају се у обзир изгледи за даљу сарадњу, одржавање позитивног имиџа, ​​међусобно поверење и удобност страна у трансакцији. Често се користе прилично неспретне методе манипулације, засноване на асертивности, активном наметању и често обмани. Примери оваквих једнократних послова живо су описани у историји формирања првих америчких бизнисмена у време златне грознице.

• Друга стратегија је посредна карика између хаотичног нерегулисаног и цивилизованог тржишта. Његова суштина је у сталном балансирању између метода тврдог и меког притиска на партнере. Стратегија је прилично опасна и користи се углавном у ситуацијама тешке конкуренције за ресурсе и тржишта продаје, када нема времена и могућности за дуже дискусије. На таквим методама се базира практично читаво илегално тржиште, од великих мафијашких и организованих криминалних случајева до уцена и изнуда.

• Стратегија цивилизованог тржишта сматра најпрогресивнијим и најкреативнијим. Његове методе су усмерене на стварање дугорочних обострано корисних односа са партнерима. Разговор у таквим условима не подразумева увек равноправност партнера, али нужно подразумева максимално могуће поштено уважавање интереса страна.

Тактика преговарања такође треба да варира у зависности од изабране стратегије. Тактике се разликују по скупу коришћених метода и технологија, чији је циљ успешно проћи све фазе процеса. Најпознатијом тактиком сматрају се чекање, тешка офанзива, редовно понављање захтева, разјашњавање позиција, делимични уступци и избегавање директног одговора.

Које фразе је забрањено користити у пословним преговорима можете сазнати из следећег видеа.