Врсте пословног разговора

Морате знати како правилно водити пословни разговор. Требало би да буде кратак и информативан. Током пословног разговора углавном се разматрају питања као што су даља сарадња, запошљавање и широк спектар трансакција.

Пре свега, пословни разговор је усмени контакт између пара људи који намеравају да закључе, ојачају или прекину пословни однос. Друго, подразумева вербалну комуникацију између саговорника који имају овлашћења да решавају радне проблеме, пословне проблеме. Треће, уз помоћ разговора, резултат се постиже најбрже.

Пословни разговор је вид говорне комуникације и за разлику од других метода комуникације, као што су састанак, пословна преписка, телефонски разговори, има низ предности:

• Пословни разговор вам омогућава да се фокусирате на саговорника или групу људи који у њему учествују, што значи да је лично оријентисан.
• Директна комуникација се одвија у угодном окружењу за обе стране, што доводи до бржег тражења решења проблема.
• Такође, опуштена атмосфера ствара повољније услове за успостављање чврстих личних односа, што у процесу рада доводи до лакше комуникације између странака.
• Добра прилика за флексибилнији приступ предмету разматрања.
• Смањењем утрошеног времена, јер саговорник одмах реагује на изјаве, то доприноси бржем остварењу постављених циљева.
• Много је лакше лично уверити саговорника у своју исправност и ваљаност тражене позиције, што ће довести до прихватања повољније понуде за вас.
• Ниво компетентности менаџера константно расте због уважавања коментара и оцена са друге стране.

Задаци који се остварују вођењем разговора су веома разноврсни.

Пословни разговор садржи низ функција које су неопходне за преговоре. Ови укључују:

• радници у једној области могу тренутно да разговарају о хитним питањима и пронађу решење за њих;
• у истој просторији, партнери заједнички траже решења, а разматрају се и разне идеје за кретање ка циљу;
• велика вероватноћа склапања послова профитабилних за пословање;
• текуће пословне активности су координиране, што доводи до контроле квалитета извршених послова;
• пословне контакте је лако одржавати на одговарајућем нивоу током разговора, а не током преписке;
• долази до стимулације запослених кроз мотивационе идеје за активно учешће у пословању.

Пословни разговори се могу водити у три различите ситуације: запошљавање новог радника, отпуштање или поучан разговор о дисциплинским прекршајима.

Интервју за посао се одржава у формату питања и одговора, што више личи на вођење интервјуа. Главна ствар је да добијете поуздане информације о новом запосленом како бисте идентификовали његове професионалне квалитете.

Главни задаци интервјуа приликом конкурисања за посао:

• сазнати разлог зашто особа тражи посао;
• утврди његову компетентност у траженој области рада;
• да идентификује његове слабости и предности, главне особине карактера, евентуално, посебности темперамента;
• сазнати о достигнућима које је запослени постигао у прошлости;
• питати коју плату очекује;
• утврди каква упутства очекује од надлежних;
• одреди који су шефови добри и ефикасни за њега.

Разговор при отпуштању запосленог са посла се дели на два типа: отпуштање по сопственој вољи и принуда (због смањења броја запослених и сл.).

Приликом вођења прве врсте разговора потребно је:

1. Идентификујте прави разлог за отпуштање запосленог.
2. Утврдите како је био мотивисан, шта је изазвало такву одлуку (можда, незадовољство производним процесом или непажња од стране менаџера, негодовање према колегама).
3. Сазнајте шта му није одговарало на послу и, обрнуто. Трећа фаза је најинформативнија.

Потреба за таквим разговором лежи у главном задатку шефова - да се старају о исправљању грешака у активностима управљања и да то прате на сваком нивоу производње.

Разговор са службеником који мора да буде отпуштен у специјалној страној литератури назива се „опроштајни разговор“. То се одвија другачије:

1. Разговор се никада не заказује пре викенда или празника, јер то може покварити расположење и утицати не само на самог запосленог, већ и на његову породицу и најмилије.
2. Разговор се не обавља на радном месту запосленог, као иу просторији у којој ради велики број људи, то носи велико емоционално оптерећење на подређеног, што може повући одређене последице.
3. Разговор траје 20 минута, јер запослени, који је чуо неповољну вест, није емотивно подешен да слуша шта му се говори и да размишља о разним чињеницама које менаџер покушава да пренесе, улази у ситуацију.
4. Шефови морају бити тачни у презентацији и коректни, у супротном запосленог могу обузети сумње у правичност изречених речи, што ће довести до спорова и жалби на одлуке. Посебно емотивни људи могу да бризну у плач на лицу места.

У страној пракси постоји посебан „програм рехабилитације“ за отпуштене. У пракси, газде траже слободна места у другом предузећу да запослени, очајан у сопственој снази, не одустане. Такође се верује да је овај програм користан за одржавање нивоа ауторитета отпуштених у очима колега и домаћинстава.

Заузврат, дисциплински разговори се одвијају у случају кршења било којих правила. Захтевају критичку процену рада запосленог од менаџмента. Дакле, такав разговор захтева:

1. Руководилац је дужан да прибави све потребне информације о запосленом и његовом положају како би се избегле погрешне ситуације. Карактеризација запосленог треба да буде што тачнија и опширнија.
2. Информације треба давати редом, јер добро структуиран разговор води ка бољем разумевању проблема од стране подређеног.
3. Постоји једно правило: не можете критиковати личност преступника, пажња се посвећује само погрешно обављеном задатку. Ова дефиниција треба увек да важи.

Кључно средство је способност постављања питања. Увек је вредно придржавати се основних правила за ефикасну говорну комуникацију:

• Неопходно је коректно и јасно успоставити контакт са саговорником који вам је пружен како бисте постигли добар резултат, а смањили време за непотребну комуникацију.
• Неопходно је узети у обзир какав посао обавља, одредити његова службена овлашћења, поставити питање граница радног подручја, како би се знало за шта је тачно запослени одговоран.
• Увек се мора узети у обзир животно искуство и радно искуство, као и његова интересовања ван сфере рада, његов мисаони процес. Свака особа је индивидуална, што значи да је сваком потребан свој приступ. Метода клишеираних фраза овде неће радити, увек треба размишљати.
• Према раднику се треба односити са поштовањем, не обраћајући пажњу на његове могуће говорне недостатке или спољашње недостатке.
• Главни циљ пословног разговора је процес достављања информација, он мора бити организован јасно по плану, не плашити се да изнесете своје идеје, оповргнете аргументе саговорника, одаберете тачну аргументацију, тачно формулишете своје изјаве и не сипати воду. Запамтите, одлука увек следи дискусију.

• Ако настојите да боље разумете природу насталог проблема, можете избећи дуге и непотребне разговоре „около и около“, то ће вам помоћи да снажније утичете на особу или групу људи укључених у пословни разговор.
• Тачна презентација и формулисање проблема довешће вас до процена које могу стимулисати саговорника да изрази свој став о проблему, или га мотивисати да тражи решења, ослободити га и натерати да изнесе идеју. Класификација мора бити јасна.
• Правилна организација дијалога ће вам помоћи да боље разумете свог противника, помоћи ће вам да избегнете ћорсокак или ситуације које могу да наљуте, иритирају, иритирају. То ће помоћи да се сачува најбоља атмосфера разговора и остави пријатан утисак после.

Јасно је да правила припреме за разговор могу варирати и ниједно од њих се не може назвати непогрешивим. Све зависи од ситуације у развоју. Међутим, биће корисно истаћи следеће опције припреме:

• за почетак, ово укључује израду плана интервјуа;
• затим прикупљање и обрада примљеног материјала у циљу повећања компетентности у водећем питању;
• увек имате право да уређујете постојеће информације, за то су измишљени пословни разговори.

Одабир правог места за интервју дефинитивно може утицати на исход интервјуа. Постоји неколико приступа који се разликују у зависности од ситуације. Особа која није запослена у вашој фирми може бити позвана на разговор ван пословне зграде.

Други пример: састанак у канцеларији анкетара, ово се обично зове посебна соба. Мора бити опремљен свиме што вам је потребно. Окружење око вас и вашег саговорника треба да буде што удобније, главни фактор је смиреност.

Искључите све телефоне. Упозорите колеге, секретарицу на планирани састанак, јер странци, непотребни телефонски позиви су једноставно досадни, то може ометати извршавање задатака, једноставно ометати процес.

Постоји неколико „подразумеваних“ правила која суптилно, али могу значајно утицати на исход пословног разговора. Коришћене технике често доводе до позитивних резултата. У току разговора неопходно је применити основне моделе понашања партнера. Структурални пословни принципи ће вам такође помоћи да напредујете на корпоративној лествици.

Није неопходно да се састајете са запосленима на радном месту. Место састанка може бити ресторан, кафић, клуб, па чак и кућа. Циљ који се мора тежити је удобност. То је удобност која помаже да се постигне најбољи резултат. Али не треба се превише заносити, ако ситуација више личи на "интимно", то може довести до супротног резултата.

Време када одлучите да водите пословни разговор је веома важна тачка. Одмах након што размислите о овој тачки, требало би да закажете састанак. То ће вам помоћи и играти вам на руку, ако желите да иницијативу пребаците на своју страну, наравно, и саму ситуацију ћете тако лакше контролисати.

Након што сте се определили за место и време, потребно је да себи поставите одређене циљеве које желите или желите да постигнете, затим да развијете стратегију коју ћете следити за то, а затим да формулишете структуру разговора. Такође је важно узети у обзир локацију учесника. Главна технологија је да саговорника морате гледати директно и на истом нивоу.

Чињенице које доприносе успеху пословног разговора. Пре свега, ово би требало да укључује професионализам, на крају крајева, компетентност у одабраној области и јасна визија проблема ће вам помоћи да опростите и брзо се носите са задацима и постигнете неопходан циљ.

• Стално фокусирање на резултат биће ваша предност, само директна тежња ка циљу води до његовог постизања, ништа се неће променити ако наставите да лежите на каучу.
• Ритам, потребно је јасно оцртати задатке и циљеве како би се план јасно пратио.
• Богатство образложења створиће утисак да сте ви најзаинтересованији, а добићете „пите“.
• Али не треба заборавити на оквир за преношење информација, иако ће мало хумора и даље бити прикладно.
• Немојте се плашити ако разговор одмах не прође глатко, често разлог неуспеха не лежи само у вама, већ и у расположењу вашег саговорника.
• Начин на који презентујете информације је веома важан. Увек треба да бирате праве речи. Аргументи морају бити јаки. Расположење је љубазно. Постоји поверење у глас.

• Треба избегавати свађе и непотребну напетост у разговору. За почетак, мирно процените ситуацију, покушајте да усмерите разговор у правом смеру уз помоћ разјашњавајућих питања. Не би требало да показујете самопоуздање или беспомоћност у име циља - да убедите или претерате саговорника.
• Необуздане категоричне пресуде ће покварити суштину разговора, то не треба заборавити. Људи често не могу да се сложе, јер „колико људи – толико мишљења“. Пронађите компромис, ово је увек био најбољи начин да се носите са необичним питањима и проблемима.
• Ако морате да одговорите на постављене примедбе, прво покушајте да добијете на времену и дозволите саговорнику да самостално одговори на своја питања, а евентуално и да их оповргне.
• за ово је погодно индиректно одбацивање проблема, слушање неколико примедби, да би се схватило главно, потребно је наставити разговор мирним тоном, а формулацију треба ублажити ако одговор не чека;
• личне предрасуде и пресуде вам неће помоћи;

• не треба журити са закључком, јер постоји разлика између чињенице и мишљења;
• у случајевима када саговорник покушава да вас "испровоцира" живописном уображеношћу и покушава да се расправља, требало би да заузмете позицију "чекања" и сачекајте док он сам не дође у ћорсокак;
• не заборавите: одлука увек треба да прати дискусију, иначе вас саговорник може критиковати, или се сложити са свиме што неће довести до доброг резултата.

Правилно структуриран разговор је ваш верни помоћник. Да бисте то урадили, морате се унапред припремити за разговор, одредити место и време састанка, припремити исправан улазак у контакт са саговорником, правилно формулисати исказ проблема, одабрати тачну аргументацију или оповргавање аргумената саговорника, анализирајте алтернативне излазне опције, изаберите оптимално решење, поправите договор, исправно се поздравите.

На крају разговора треба анализирати своју тактику комуникације, као и резултат разговора.

Запошљавање запослених захтева одређену количину труда, знања и искуства од менаџера. За детаље о вођењу пословног разговора на интервјуу, погледајте доле.