Стилови пословне комуникације

Комуникација у пословном стилу сада је важна за представнике било које специјалности, јер успех у каријери у великој мери зависи од ефикасне комуникације. Пословни стил се понекад значајно разликује од уобичајене међуљудске комуникације, а штавише, у различитим предузећима иу различитим сферама може се наићи на сопствене комуникационе особености које су прихваћене у датом кругу. Међутим, општа правила пословног бонтона су иста за све.

На послу се сва комуникација своди на решавање одређених проблема - то је оно што пословни разговор разликује од било којег другог. Радни контакти су високо стандардизовани, тако да је мало простора за креативност у оваквој комуникацији. ипак, чак и у строгим оквирима, можете и треба да покажете своју индивидуалност - ово ће вам помоћи да брзо пронађете контакт са новим људима, победите противнике и ефикасно постигнете своје циљеве. Важно је узети у обзир специфичне карактеристике које су својствене корпоративном говорном бонтону.

Пословна комуникација је вертикална и хоризонтална. Прва опција укључује комуникацију између шефа и подређеног - обично је ово званична пословна опција која захтева поштовање ланца командовања. Хоризонталне везе укључују контакте са колегама: такви разговори могу бити креативнији, обично захтевају поштовање мањег броја правила.

Пословна комуникација се може одвијати унутар компаније или подразумевати комуникацију са потенцијалним клијентима, партнерима или инвеститорима. Таква комуникација ће имати своје специфичности. Нарочито, при изградњи спољних контаката треба бити веома опрезан и прилагођавати се саговорнику... Када је особа у стању да разуме мотиве партнера у процесу комуникације, може храбрије деловати, на пример, вешто користити манипулацију или унети елементе међуљудске комуникације у разговор.

У пословном разговору важно је узети у обзир специфичности професионалних активности. Ако особа ради у банци или адвокатској канцеларији, прихваћени стандарди за интеракцију са колегама и шефовима биће што строжи и формалнији. Ако ради у уметности или у индустрији забаве, онда је флексибилност стила важна - требало би да буде пословно, али не претерано формално. Можда ће бити потребна вешта употреба сленга и професионалног жаргона.

Немогуће је јасно описати процес комуникације и класификовати све комуникацијске ситуације, дајући им јасан опис. У пословној комуникацији, чак и ако је строго регулисана, сваки учесник у дијалогу уноси нешто своје. Суптилности такве комуникације зависе од личности говорника, његовог темперамента, искуства, циљева и задатака. Ситуације на послу такође могу бити сложене, а у оквиру једног преговора паралелно се решава низ питања. Ипак, пословна комуникација се може грубо поделити на три стила:

• Манипулативно. Стил подразумева да говорник поставља тему дијалога и доноси одлуке током дискусије једнострано. У ствари, говорник користи свог партнера за постизање одређених циљева у процесу дијалога, поставља оквир за разговор и доводи до одговора. Таква комуникација је типична, пре свега, за процес корпоративне обуке. Поред тога, манипулативни стил се може користити за вршење контроле. Коначно, у процесу преговора, управо овај стил омогућава упорно убеђивање противника.

• Ритуал стил комуникације служи одржавању одређене слике. Овај стил је обично највише уређен. Њихови ритуали могу бити у оквиру једне компаније, филијале, али и исти за све пословне људе. Овај стил укључује свакодневну комуникацију шефова са подређенима, дискусију о организационим питањима, одржавање пословних контаката са партнерима.
• Хуманистички стил подразумева обострани интерес учесника комуникативне ситуације за заједничку ствар. То подразумева међусобну помоћ, помоћ и подршку коју људи једни другима пружају. Лични квалитети партнера се не процењују са становишта добрих или лоших, већ се једноставно узимају у обзир. Овај стил је релевантан за решавање актуелних радних питања у окружењу равноправних колега различитих специјализација.

Сваки стил пословне комуникације може имати свој фокус. Правац комуникације треба разумети као однос једне особе према другој, који се заснива на захтевима одређене ситуације, система веровања и говорниковог искуства, а изражава се у избору средстава комуникације. Различити фокус може бити прикладан или неприкладан у различитим ситуацијама комуникације.

Ако човек жели да изгради конструктиван дијалог, онда веома је важно бити у стању да комуницира у различитим правцима – зависи од циљева и од понашања саговорника:

• Дијалошки фокус Фокус је на међусобном поштовању, сарадњи и равноправном дијалогу. Карактеристично је за хуманистички стил пословне комуникације: отвореност, слобода изражавања и покушај међусобног разумевања могу постати основа успешне сарадње и равноправног развоја.
• Ауторитарни фокус изражено у јасној доминацији једног од партнера у комуникацији. Ово може бити прикладно за манипулативни стил.

• Манипулативни фокус - ово је жеља да извучете сопствену корист од комуникативне ситуације. Најкарактеристичнији за манипулативни стил. Међутим, ситуације унутар овог стила могу бити веома различите: учење подразумева директну манипулацију, а тешко преговарање подразумева прикривену манипулацију. Ове две ситуације захтевају различите комуникацијске вештине.
• Алтероцентрична оријентација - ово је оријентација према саговорнику у процесу комуникације, жеља да се разуме и задовољи његове потребе. Овај фокус добро функционише у процесу комуникације са инвеститорима, партнерима и клијентима. Истовремено, може се посматрати у хуманистичком, а понекад и у ритуалном стилу.

• Конформна усмереност - ово је оријентација на потчињавање у процесу комуникације, одбијање супротстављања, реактивна комуникација. Биће примерено у одређеним ситуацијама у оквиру ритуалног стила, а овај приступ је типичан и за комуникацију у манипулативном стилу, када један од партнера доминира у комуникацији, а други се прилагођава. На пример, то се дешава приликом подучавања.
• Индиферентна усмереност најчешће карактеристична за ритуалну комуникацију. У овом случају се занемарује суштина проблема који се постављају у комуникацији, дијалог је потпуно стереотипан. Овај фокус може бити прикладан у манипулативном стилу. На пример, у процесу преговарања, равнодушна комуникација је један од главних образаца понашања.

Сада постоје бројне обуке о пословној комуникацији, које дају примере дијалога и њихову детаљну анализу. Међутим, најбоље је учити радећи кроз стварну комуникацију у различитим жанровима пословне комуникације. У жанрове спадају преговори, интервјуи, састанци, пословни разговори, телефонски разговори. Емоционални и креативни жанр обухвата комуникативне ситуације на споју пословне и међуљудске комуникације.

Да бисте правилно одабрали стилове и фокус пословне комуникације, морате обратити пажњу на низ важних нијанси:

• У савременој пословној култури није уобичајено злоупотребљавати манипулативни стил у комуникацији: често је неприкладан. Тренутно, чак и када се обучавају нови кадрови и приправници, често се користи хуманистички стил – приправника треба саслушати, равноправан дијалог, полазити од његових личних квалитета и дати слободу изражавања, ако је могуће. У процесу преговора, манипулативни стил може бити прикладан, али не увек. Успех се може сматрати ако је могуће решити проблем користећи хуманистички стил тако да све стране буду задовољне резултатом.
• Не треба занемарити ритуалну комуникацију. Свако говори у овом стилу чешће него што мисли. Чак се и рутински разговори са колегама односе посебно на ритуални стил. Омогућава вам да одржите добре односе и пријатељску атмосферу у тиму, чак и ако постоје сукоби.

• Хуманистички стил је најпродуктивнији за решавање одређених проблема у оквиру једног тима. Ипак, када се комуницира у овом стилу, веома је важан једнак допринос свих учесника у дијалогу, њихова активност и интересовање. Ако неко почне да комуницира у манипулативном, конформном или индиферентном правцу, постаје теже задржати комуникативну ситуацију у оквиру хуманистичког стила.
• Нису све радне ситуације потпуно стандардизоване.... Често је, да би се успоставио продуктиван дијалог, веома важно отворити се саговорнику, јер управо елементи личне комуникације у оквиру посла често помажу да се успостави контакт, придобије особа и постигне циљ.

Више о томе који стилови пословне комуникације постоје сазнаћете у следећем видеу.