Ајзенхауерова матрица - Право коришћење времена

У нашем лудо брзом добу, чини се да време не само да пролази, већ лети брзином суперсоничне летелице. У таквом циклусу догађаја и дана, оптерећени масом дела и планова, често не можемо да реализујемо ни половину зацртаног. И желим да стигнем на време за све. Како правилно користити време, користећи Ајзенхауерову матрицу, размотрићемо детаљније.

Време је све што имамо. Добро или лоше живимо свој живот директно зависи од тога како и на шта проводимо време које нам је додељено. А они који сањају да могу много да ураде на свом путу, по правилу уче како да ефикасно управљају својим временом. Управљање временом (управљање временом) није ништа друго до планирање. То је оно што помаже да престанете да бринете због горког осећаја да је времена кратко, да га јако недостаје и да због тога нема времена да се било шта уради.

Некада давно, чувени амерички војни и политички вођа Двајт Дејвид Ајзенхауер, који је био и председник Сједињених Држава, озбиљно се бавио потрагом за решењем проблема ефикасног планирања. И успео је да пронађе решење за овај проблем, чак је смислио и своје систем управљања временом.

Десило се да људски мозак лакше и боље перципира структуриране информације, односно доведене у одређени систем, разбијене на полице. У исто време, било би лепо визуелизовати ове полице, учинити их визуелним, на пример, уз помоћ неке врсте дијаграма или дијаграма.Управо овај принцип расподеле случајева лежи у основи Ајзенхауерове матрице, која је једна од водећих метода теорије ефективног управљања временом.

Визуелизација плана послова и акција помоћу матрице је врло једноставна. Нацртајте квадрат на папиру, поделите га са две управне линије на четири једнаке маргине. Требало би да добијете прозор са решетком у облику крста. Ова поља ће поделити ваше послове у 4 групе, од којих ће свака зависити од знакова важности / неважности и хитности / нехитности. Поља формирана од пресека линија називају се квадрантима (математички концепт) и означавају се на следећи начин:

• Квадрант А (важни и хитни послови);
• Б квадрант (важни, али не хитни задаци);
• С квадрант (не важни, али хитни задаци);
• Квадрант Д (неважни и нехитни послови).

Ајзенхауерова матрица има и предности и недостатке. Хајде да опишемо и једно и друго и почнимо са предностима.

• Упркос свом називу „матрица“, који имплицира нешто сложено, систем је заправо веома лак за разумевање и примену без икаквих потешкоћа.
• Случајеви, циљеви и задаци су подељени у само 4 категорије, што помаже да се боље крећете у њима.
• Расподела задатака према критеријумима хитности и важности омогућава вам да нехитне и неважне ствари гурнете у други план, а тиме да оне важне и хитне стављате у први план. Тако се врши анализа и филтрирање случајева. Елиминишу се они на које уопште не треба да троше време.
• Главна предност је у томе што матрица омогућава да се трошење времена учини што ефикаснијим, што заузврат омогућава да се све заврши на време.

Постоје и недостаци овог система.

• Матрица је неефикасна у дугорочном планирању. Погодан је за обављање текућих послова или оних срачунатих на блиску будућност.
• Када нема дневних циљева, онда нема потребе да се примењује такав систем.
• Да бисте ефикасно користили матрицу, морате брзо и тачно да распоредите циљеве у групе. Да бисте то урадили, потребно је разумети коме од њих се може доделити „важан” степен, а који циљеви нису веома важни, који се морају хитно завршити, а који су опциони. Таква обука захтева време, односно, матрица не почиње одмах да "ради" за вас, али ово је минус.
• И, као резултат претходног става, може доћи до грешака у тачности додељивања предмета одређеном статусу.

Размотримо сваки квадрант матрице детаљније.

Ако сте мајстор планирања, онда ће А квадрант бити празан. Ако у њему има случајева, то указује на вашу лошу организацију. Признајете образовање у пословима журних послова и блокада. Разлог за ову слику је, по правилу, лењост.

Или можда погрешно постављате приоритете. Наравно, понекад су такве ситуације дозвољене, али када се то посматра систематски, онда је једноставно потребно радити на личној самодисциплини. Да би се избегло „наталажење” хира у А квадранту, потребно је благовремено изаћи на крај са задацима уписаним у преостала поља.

Али мала листа обавеза у А квадранту још увек се може направити. То може бити:

• здравствени проблеми;
• дела, чији неуспех може изазвати настанак проблема, погоршати квалитет живота, угрозити добробит у породици и послу;
• случајеви, чији ће неуспех значајно отежати пут ка постизању главних циљева или довести до њиховог неуспеха;
• излаз из разних ванредних и кризних ситуација.

Ако, ипак, имате много поена у овом квадранту, онда уложите све напоре да их елиминишете. И не заборавите да се испуњавање неких ставки са листе важних и хитних може преобратити, поверити неком од поверљивих лица, није неопходно да сав терет свих ствари сносите само на себе.Овај приступ ће вам помоћи да се брже носите са пуноћом А квадранта.

Запажања показују да људи који дају предност решавању проблема из Б квадранта постају најуспешнији, брже се пењу на лествици каријере, финансијски су најпросперитетнији, не оскудевају им времена и живе складним, испуњеним животом. Нехитни задаци спадају у категорију најперспективнијих и приоритетних, а ако им особа посвети главну пажњу, онда му све иде како треба.

Треба имати на уму да недостатак хитности у групи Б понекад доводи до кашњења у имплементацији зацртаних тачака, те мигрирају у групу А, где ће већ захтевати брзу реакцију. Ако важне, али не баш хитне задатке решавате постепено и редовно, онда ће овај процес бити миран и ефикасан. Овом послу морате приступити одговорно, а недостатак хитности омогућава потпуну контролу напретка случаја, довођење свих детаља до идеала, јасно промишљање свих корака, чиме се на крају постиже продуктиван резултат.

Ајзенхауерова матрица нас првенствено учи да правилно одредимо приоритете. То значи да је најважнија ствар у планирању способност да разликујете важне ствари које вас воде ка великим циљевима од оних споредних. Задаци које треба укључити у групу Ц нису важни, у суштини одвлаче пажњу од главних циљева предмета, не доприносе напретку, већ, напротив, само успоравају развојни процес. Често ометају концентрацију на постизање важних циљева и на тај начин смањују ефикасност прошлог времена.

Не бркајте хитне ствари из поља Ц, које су неважне, са хитним пословима из поља А, које су само изузетно важне. То, по правилу, доводи до чињенице да заиста важно остаје у позадини. Живописан пример такве ситуације могу бити састанци које вам је неко споља наметнуо, или празни дуги разговори, одласци на забаве и прославе, позиви на које долазе од људи који вас не занимају, неки кућни послови, квар кућних апарата и слично. Да, то се мора хитно урадити, али решавање ових задатака није витална неопходност, а њихов неуспех не повлачи невоље.

Часови из ове групе не дају ништа, напротив, могу нанети штету. Треба их покушати одложити за касније, а боље их је потпуно занемарити. Али непријатеља треба познавати из виђења – свакако треба направити списак таквих „штеточина“ у пољу Д, јер су то управо оне активности које „једу“ наше време. Управо ови случајеви су толико примамљиви и привлачни многима због своје једноставности и обећавају да ће пружити опуштање и задовољство, провести време у слатком блаженству.

Такве карактеристике ових „случајева“ стварају огромно искушење да се њима уопште бавимо, а нека, како кажу, цео свет чека. Може бити изузетно тешко изаћи из вртлога таквих псеудослучајева, јер они заиста вуку човека. Али покушаји да се уништи навика бављења њима не могу се напустити.

Ове активности укључују:

• разговори ни о чему, празни, бесмислени разговори (и телефоном и лично);
• исто као и разговори из претходног става, преписка у инстант месинџерима, друштвеним мрежама, свакојаким четовима;
• гледање филмова, серија, ТВ програма који не носе семантичко оптерећење, одвлачећи пажњу од озбиљних проблема и послова који изазивају разне негативне емоције;
• компјутерске и друге (не едукативне) игрице.

Одмор за душу и тело је несумњиво потребан, али постоји много других корисних начина да га вежбате:

• читање квалитетне литературе;
• посете изложбама, позориштима и музејима;
• игре које развијају интелигенцију;
• часови у базену, теретани, излети на клизалишта, излети ван града у природу, путовања итд.

Ако не можете потпуно да искорените штетне активности из групе Д из свог живота, онда треба да покушате да их бар одложите, обратите пажњу на њих тек када се заврше ствари из групе А и Б. Али покушајте да смањите количину времена потрошили на „празне“ активности што је више могуће...

Постоји велика вероватноћа да се случај припише неприкладној групи. То је главни проблем у изградњи хијерархије наших приоритета. Да бисте лакше изашли на крај са тим, потребно је да научите како да одговорите на два питања користећи две речи – „да“ или „не“. На пример: „Да ли ће ми завршетак овог случаја помоћи да се приближим свом главном циљу?“ Одговор „да“ значи важност предмета, одговор „не“ значи неважност.

„Ако сада не решим овај проблем, да ли ће он сутра изгубити своју актуелност?“ Одговор „да“ значи хитност ствари, одговор „не“ није хитност. Након што сте на овај начин одредили категорију за сваки час, прво радите ствари из групе А, а затим из групе Б.

Најбоље време за креирање матрице је почетак новог дана. Добро размислите који задаци су пред вама у блиској будућности и запишите их у облику редовне листе. Затим тестирајте свако од њих користећи горња питања и ставите их у кутије према одговорима. Не заборавите да поменете најмање и најбезначајније ствари које нам само губе време.

Укупан број задатака одређујете сами. Поделивши случајеве у одговарајуће категорије, можете да запишете у бележницу или да направите у организатору телефона уобичајену погодну листу у опадајућем редоследу хитности и важности, тако да први на листи буду случајеви из групе А, други из Б, трећи од Ц, а од Д уопште не морате да записујете. Запамтите да задаци из Групе А и Ц морају бити делегирани породици, пријатељима, колегама или подређеним. Али група Б - то су ствари које је важно да урадите сами.

Свако коме је то потребно може користити Ајзенхауерову матрицу. Добро је јер ће бити подједнако корисно свима, без обзира на године и друштвени статус: и руководиоцима организација и предузећа, и обичним радницима и запосленима, и домаћицама, и студентима, и деци која уче у школама.

Погледајмо пример како би могли да изгледају дневни записи Ајзенхауера.

Група хитних и важних ствари:

• возити ауто у сервис на поправку, пошто ми је потребан за посао;
• подноси тромесечни извештај;
• решити проблем са банковном картицом.

Група не хитних, али важних ствари:

• развити нову тему и скицирати главне правце новог пројекта;
• одвикавање од пушења;
• учити енглески;
• купити чланство у теретани.

Група хитних, али не важних ствари:

• идите на годишњицу Сан Саницха из правног одељења;
• честитам свима на друштвеним мрежама први дан пролећа.

Група нехитних и неважних случајева:

• очистите ормар;
• раставити ствари на мезанину;
• гледајте серију;
• играј се са папагајем.

Ајзенхауер матрикс се може упоредити са системом за пречишћавање, филтером који вам омогућава да се ослободите непотребних ствари. У почетку ћете можда морати да га састављате свакодневно, али са акумулацијом искуства, почећете да осећате на нивоу интуиције који посао припада којој категорији. И чим се савлада такав систем управљања временом и научите да га ефикасно користите, као и да правилно распоредите случајеве у квадранте, одмах ћете осетити налет слободе.Почећете да имате времена да све урадите на време и истовремено не журите, ваш живот ће се вратити у нормалу, одједном ће почети да се постижу циљеви који изгледају недостижни. И биће вам загарантовано присуство одличног стања и доброг расположења, енергије и живахности.

Дисциплина је темељ успеха. Сигурно сте обратили пажњу на такве људе који немају такве квалитете, они су у бескрајном вртлогу бескрајних „афера“, све време раде нешто празно, бесмислено, али, по њиховим изјавама, немогуће важно. А поглед на ове људе је стално уморан, истрошен, изгубљен, несрећан. Увек су изнервирани, нервозни и немирни.

Ако не желите да будете такви и не желите да код људи изазивате само саосећање и сажаљење, онда морате да поступите по принципу супротног. Ако им се све дешава, а ви желите супротне резултате, онда морате деловати на супротан начин. Наиме: довести у ред дисциплину, савладати технике самоорганизације, придржавати се јасних планова, распореда и режима, јасно разумети када и шта треба радити, и што је најважније, чему све ово служи, шта је циљ. А Ајзенхауерова матрица ће вам бити одличан асистент у овим стварима.

Уосталом, није узалуд њен оснивач, чије име носи, успео да изгради тако вртоглаву каријеру и постане један од најпознатијих и најомиљенијих председника америчког народа, као и веома успешан војсковођа. И све то упркос чињеници да је овај велики човек рођен у сиромашној породици. Можете безбедно узети пример од таквих људи и користити алате које су они измислили.