Управљање временом: дефиниција, технике и учење

Уопште није неопходно поседовати времеплов да бисте правилно управљали својим временом, али је вредно упознати правила расподеле сила по секундама. Посебно за оне којима речи „време је новац” нису празна фраза, већ животни мото. Ако сте један од њих, онда је од виталног значаја да савладате барем основне вештине управљања временом.

Управљање временом у дословном преводу са енглеског је „управљање временом“. То не значи да ћете, савладавши такву уметност, моћи да се крећете у прошлост или будућност. Главна функција управљања временом је да сваки минут вашег живота учини ефикасним. И не ради се само о послу, то је читав систем који збраја многе елементе нашег живота. Једноставно речено, управљање временом одређује наш распоред за дан, недељу, месец или чак годину.

Немојте мислити да се ова дефиниција и концепт користи само у пословању. Домаћице такође често немају довољно времена да заврше све кућне послове. И често се то уопште не дешава јер немају довољно снаге, једноставно не распоређују правилно време и труд.

Пре свега, управљање временом се користи за повећање личне ефикасности сваког појединачног запосленог на његовом радном месту и, као резултат, за повећање продуктивности целе организације, било да се ради о фабрици алатних машина високе технологије или козметичком салону. Да бисте изабрали прави начин управљања временом који ће користити овај или онај појединац, прво морате проучити не само његове личне циљеве и задатке, већ и личне квалитете, квадрат циљева, па чак и биоритмове.

Ако правилно израчунате све људске ресурсе, онда ће сваки, чак и најзапосленији и најтраженији специјалиста, увек имати довољно времена и за рад и за одмор.

Основни принципи рада на управљању временом су да правилно распоредите оптерећење на себе и време. Неопходно је истакнути главне задатке и ослободити се "ждерача времена". Међу његовим апсорберима су комуникација на Интернету или у канцеларији која вам ништа не значи, гледање непотребних вести или рекламних порука које вам стижу на пошту или у виду СМС-а, бројне паузе за дим или чај и тако даље.

Пре него што исправите свој распоред, морате да одредите приоритете. Аутор једне од најпознатијих и најефикаснијих метода за ово је 34. председник Сједињених Америчких Држава Двајт Д. Ајзенхауер. Суштина је следећа. Све планиране активности поделите на 4 дела:

• хитно и важно;
• хитно, али није важно;
• важно, али не хитно;
• није хитно и неважно.

Прво, одвојимо жито од кукоља и изаберемо оно што нам је заиста потребно. Да ли заиста треба да одете сутра у продавницу са пријатељицом да јој помогнете да изабере рођендански поклон за своју маму? Можда ће сама мирно да се носи са овом мисијом? Ово време ћете потрошити на нешто што је заиста вредно вашег труда. А сетите се колико сте сати потрошили на бесмислене разговоре са истим пријатељем на телефону, а сада замислите колико сте могли да урадите за то време.

Колико сати дневно проводите гледајући фотографије људи које познајете на друштвеним мрежама? Али ово није само ваше драгоцено време, већ и емоције које можете много ефикасније искористити. Исто важи и за „седење“ играње пасијанса и друге „узбудљиве“ забаве.

Немогуће је схватити неизмерност и да не бисте пали у депресију због чињенице да увек ништа не радите, у почетку не подижите летвицу. Укључите у план тачно онолико колико је реално да се спроведе и увек оставите мало времена у резерви, тако да када се суочите са неочекиваним препрекама или хитним проблемима, да имате времена да се носите и са једним и са другим.

Пре него што се упустите у одређени задатак, одлучите се за циљ који тежите. Зашто морате да обришете радну површину пети пут у седмици? Да ли сте присталица савршене чистоће? Да ли је то тачно или само желите да се одвратите од посла влажном крпом? Зашто сте десети пут у једном дану отишли ​​да сипате чај, да ли сте заиста хтели да га попијете или вам је то одвлачило пажњу од главних задатака?

Још једна нијанса коју треба узети у обзир да би се циљ постигао на време је да га не прецењујете. Схватите зашто преузимате велики пројекат. Шта желите да постигнете - новац, славу, част од колега или унапређење. Само схватајући шта је прави циљ, можете се потпуно мотивисати и заузети послом, а да вас не ометају стране ствари.

Искористите сваку победу као гориво за своје даље путовање. Дајте себи "оцене" или окачите "медаље". Ако сте пројекат затворили на време или га урадили пре времена, немојте одмах да се бавите следећим, уживајте у „завршном“ тренутку, сетите се ових осећања и тек онда наставите даље. Не заборавите да се наградите за добро обављен посао.

Не хватајте се за све. Немаш десет руку, а имаш само једну главу. Бавећи се неколико ствари истовремено, ризикујете да не завршите ниједну од њих, барем нећете моћи да то урадите квалитативно. То је као да учиш песму и истовремено решаваш задатак из физике. То је, видите, нереално. Тако је и на послу.

И овде у домаћинству, ради уштеде времена и труда, неке ствари се могу комбиновати. На крају крајева, док се кромпир кува или јаја за салату хладе, сасвим је могуће обрисати прашину са прозорске даске или усисати под у кухињи, на пример.

Не дозволите да ваш посао иде својим током. Направите дневни план рада. У идеалном случају, ово би требало да се уради ноћ раније. Приликом заказивања следећег дана, не заборавите да ситуација више силе може настати у било ком тренутку. Мораћете да одведете маму у болницу или покупите дете раније из школе. Увек дозволите себи времена за ове "непредвиђене ситуације". Ако вам не треба за ове потребе, потрошите га на додатне активности.

Још једна важна тачка. Обавезно одвојите мало времена за одмор. Паузе су неопходне. Паузе за лаке вежбе, пауза за ручак, па чак и позив детету такође треба да буду укључени у ваш распоред.

Поред тога, потребно је да га саставите, водећи рачуна о сопственим биоритмовима... Ако сте јутарњи човек, онда најтеже задатке поставите на почетку дана, а другу половину оставите за активности које захтевају најмање физичких, менталних и моралних напора. Ако сте "сова", а ваша глава почиње да ради тек ближе ручку, онда ујутру радите најједноставније задатке, доносите важне одлуке када се ваше тело напуни виталном енергијом.

Реч „инвестиција“ најчешће означава финансијска улагања. Хоћете ли инвестирати у нешто што вам никада неће донети приход? Погону, који је јуче уништен, нико неће дати ни рубља, јер је ово мртва инвестиција. Тако је и са временом. Престани да га стављаш тамо где излети као цев. На ТВ-у је почео још један ток-шоу са интригантном темом, хитно искључите екран. Запитајте се зашто су вам потребне ове информације? Само? Зашто онда губите своје драгоцено време на ово?

Пријатељица је звала и поново почела да прича о свом мужу идиоту? Брзо завршите разговор и посаветујте свог пријатеља да контактира психолога или се региструје на сајту за упознавање.

Ако се придржавате свих горе наведених правила, а још увек немате довољно времена, испробајте једну од техника које су у различито време развили и стручњаци за управљање временом и „случајни“ људи. Једна од најраспрострањенијих метода широм света је техника „парадајз“. Измислио га је обичан италијански студент који никада није имао времена да се припреми за испите.

Једног дана је одлучио да преузме контролу над собом и својим временом. Да бих то урадио, користио сам најчешћи кухињски алат - тајмер у облику парадајза (отуда назив једноставне технологије). Покренуо је тајмер на 25 минута и за то време је био ангажован само на студијама. Замислите његово изненађење, јер је буквално одмах имао довољно времена да се припреми. Покушајте да урадите исто.

Покрените тајмер (будилник) за одређено време, током којег обавља само један одређени задатак. Ни телефонски позив, ни обавештење о новом писму путем е-поште, нити било шта друго не би требало да вас одврати од овог задатка. Врло брзо ћете осетити да се крећете ка свом циљу много брже него раније.

Осећајте се као произвођач сира користећи још једну популарну методу управљања временом која се зове швајцарски сир. Користи се у случају да ни на који начин не могу да почну да реализују велики пројекат. У овом случају, предлаже се да се управо овај пројекат представи у облику квадратног комада сира и од њега почне да се прави швајцарски са много великих рупа. Свака рупа је специфичан задатак који се мора обавити да би се добио коначни резултат.

Ако не знате са ког краја да почнете, покушајте са првом „рупом“ која случајно наиђе. Уложите минималан напор и онда ће све ићи као сат. Једини услов је да не одустанете од онога што сте започели. Нека оно што је урађено изгледа као веома мали део замишљеног, али пређите на било коју фазу, само прецизно одредивши да ћете се носити са тим „у једном даху“. У супротном, уместо много рупа у вашем сиру, завршићете са једном великом рупом, сличном понору, у коју ће пасти и време и енергија.

Строго се придржавајте правила рока. Термин нам је дошао из Америке. У дословном преводу, то значи "мртва линија". Верује се да је првобитно тако звала линија у затвору, преко које је затвореник одмах убијен. На местима која нису тако удаљена, такве методе се одавно не користе, али су у пословном окружењу постале веома распрострањене. У савременом свету, рок је линија у временском простору која се никако не може прећи.

Ова технологија је посебно популарна међу онима који раде на даљину. Нема ко да их „уклопи“, па треба себи поставити оквир. Такође се често користи за људе креативних професија - новинаре или креаторе реклама. Међутим, рок има и међуфазу - црвену линију (у преводу "црвена линија"). Ово је период када треба да предате груби рад - преостало време је потребно да се исправе грешке, ревизије и допуне које купац може да изврши.

Понекад једноставно не можемо да се ухватимо задатка само зато што нам се чини неодољивим, попут слона. Да бисте себи олакшали, поделите велики волумен на мале делове. Почните са малим.

На пример, потребно је да урадите генерално чишћење сеоске куће или да је реновирате. И једно и друго звуче претеће. А ако разбијете процес на мале кораке? Направите табелу где ће поправка бити на врху (генерално чишћење), а затим подставке: прозори, врата, подови, намештај и тако даље. Слажете се, на овај начин посао више не изгледа превише тежак. Зато, не правите слона од муве.

Божански метод "Каирос". Стари Грци су Каироса сматрали богом срећног тренутка. Стручњаци из области управљања временом одлучили су да са њим иде и модерна особа. Суштина методе се своди на то да не губите време на оно што се може комбиновати са другим стварима. На пример, морате да купите поклон својој мами за 8. март. Одлучите где желите да то урадите и видите да ли ускоро имате других послова у овом делу града.

Можда ћете моћи да комбинујете 3 или 4 циља одједном на једном месту (идите у банку да допуните свој рачун, купите новину и тако даље). Исто важи и за пословне састанке. Пре него што кренете на преговоре, формулишите сва питања и сугестије које сте акумулирали за саговорника. Могуће је да је за њихово решавање довољан телефонски позив или састанак за време ручка. И не заборавите да видите да ли имате других ствари да радите тамо где идете.

Можете испробати све савете које смо дали у овом чланку, али прво треба следити најједноставније вежбе. На пример, нека буде правило да не преуређујете аларм када зазвони. За 5 или чак 10 минута нећете моћи да заспите, али можете закаснити на посао, након чега ћете осетити недостатак времена током целог дана, а тешко да ћете моћи све да урадите.

Углавном, нема посебних тајни како уштедети време. Ево још само неколико препорука.

• Користите вештине својих колега или чланова породице. Поделите свој рад са њима - делегирајте овлашћења. Млађи истраживач ће вам свакако радо помоћи, а муж (син, ћерка) ће се сасвим носити са основним кућним пословима, попут изношења смећа или куповине хлеба.
• Ако одлучите да управљање временом постане стил живота, боље је проћи обуку на посебном семинару или позвати стручњака из ове области у компанију да оптимизује ток посла.

Као бонус за читање овог чланка, ево још једног лајфхака за вас. Најмање једном месечно, а најбоље недељно, организујте себи „чист дан“, који морате да проведете без телефона, комуницирајући е-поштом или у инстант месинџерима. Ово је радни подвиг са кратким паузама за паузу, током којих морате да "почистите" све случајеве, ако одједном нисте имали довољно времена за нешто у року од недељу дана (месеца).